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13 Mitarbeiter sind nicht zu ersetzen

Der Verwaltungsverband Weißer Schöps/Neiße hat ein neues Personalkonzept. An der Qualität soll es keine Abstriche geben.

Von Frank-Uwe Michel

Politische Entscheidungen sind so eine Sache. Vor allem, wenn man sie nicht beeinflussen kann, trotzdem aber nach ihnen arbeiten muss. Die 2014 von der Bundesregierung beschlossene abschlagsfreie Rente ab 63 nach 45 vollendeten Arbeitsjahren war so eine Entscheidung, an der unter anderem auch die Kommunalverwaltungen im Landkreis arg zu knabbern haben.

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Allein im Verwaltungsverband Weißer Schöps/Neiße hören durch diese Regelung bis 2026 elf langjährig hier beschäftigte, erfahrene Mitarbeiter auf. Hinzu kommen zwei Beschäftigte, die ganz normal in den Ruhestand gehen. Am schmerzvollsten trifft es die Verbandsverwaltung in den Jahren 2020 und 2021. Da verabschieden sich jeweils gleich drei Mitarbeiter.

„Für uns gab es zwei Möglichkeiten. Hände in den Schoß legen und darauf vertrauen, dass es schon genügend Nachfolgekandidaten geben wird, oder ein Personalentwicklungskonzept auf den Weg bringen und damit den Abgängen entgegenwirken“, beschreibt Verbandschef Torsten Hänsch die Lage. Die erste Variante war für ihn keine Option. „Immerhin haben wir mit Kodersdorf, Schöpstal, Horka und Neißeaue vier sehr aktive Gemeinden, die immer wieder mit neuen Anliegen an uns herantreten und zu Recht die Bearbeitung einfordern.“ Deshalb legte Hänsch seine Kraft in ein neues Personalentwicklungskonzept, das er in der Verbandsversammlung am 29. September auch beschließen ließ.

Schon 2011, ein Jahr, nachdem er die Leitung des Verwaltungsverbandes übernommen hatte, legte Hänsch ein erstes derartiges Konzept auf den Tisch. „So etwas gab es bis dahin nicht. Wir hatten zu jener Zeit aber sieben Altersteilzeitverträge und mussten uns ganz zwangsläufig Gedanken um die künftige Struktur machen“, erinnert er sich. 2016 stand diese Aufgabe erneut auf dem Plan. In der Regel sei eine Fortschreibung alle fünf bis acht Jahre notwendig, weil sich die Umstände in dieser Zeitspanne extrem verändern. Für ihn erstaunlich sei die Quote jener Mitarbeiter gewesen, die nun auf die genannte Rentenregelung zurückgreifen wollen. „Die große Politik hat uns etwas von 20 bis 30 Prozent aller infrage kommenden Beschäftigten erzählt. In unserem Verband sind es glatte 100 Prozent.“

Technik soll Arbeit erleichtern

Um das Personalproblem zu lösen, geht der Verband von mehreren Seiten heran. Da ist zum einen die Ausbildung des Nachwuchses. „Wir haben uns dazu bekannt, können aber wegen unserer begrenzten Größe pro Lehrjahr nur einen Azubi aufnehmen. Der hat dann aber gute Chancen, übernommen zu werden“, stellt Hänsch klar. In einem zweiten Punkt bemühe man sich, den Großteil der frei werdenden Stellen durch externe Bewerber neu zu besetzen. Da aber fast jede Verwaltung perspektivisch unter Personalnot leide, könnten die Bemühungen um neue Fachkräfte nicht immer von Erfolg gekrönt sein. „Deshalb haben wir uns in einem weiteren Schritt Gedanken gemacht, wie Arbeitsabläufe besser organisiert und Strukturen möglicherweise gestrafft werden können.“ Heißt im Klartext: Die innere Organisation des Verbandes muss sich verändern. Und moderne Technik soll für Arbeitserleichterungen sorgen. Knackpunkt des Ganzen ist die Einführung der digitalen Verwaltung, mit der seit 1. Oktober gearbeitet wird.

Dazu wurden 70 000 Euro in neue Hard- und Software investiert. Viele Beschäftigte mussten hinzulernen, einige bekamen neue Arbeitsaufgaben übertragen. So wechseln sich die Sekretärinnen der vier Mitgliedsgemeinden und des Verbandes jeden Tag beim Scannen aller eingehenden Papiere ab. Die Bearbeitung der Schriftstücke lässt sich so enorm vereinfachen, da nicht nur die fünf Verwaltungen, sondern auch die im Verbandsgebiet existierenden Schulen, Kitas und Bauhöfe mit eingebunden sind. Torsten Hänsch macht das an einem Beispiel fest: „Schauen Sie sich die Buchhaltung an. Bisher mussten sechs bis sieben Stationen durchlaufen werden, ehe der Vorgang abgeschlossen war. Jetzt gibt es keine Zettelwirtschaft mehr. Ein paar Klicks mit dem Computer und die Sache ist nach ein paar Minuten erledigt.“ So sieht der Verbandschef der Zukunft viel entspannter entgegen.

Aus den aktuell mit 31 Personen besetzten 24 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) – damit sind Vollzeitjobs gemeint, die aber mit mehr als einer Person besetzt sind – könnten 2027 dann 22 VZÄ geworden sein, die Personenzahl ist da noch ungewiss. An der Qualität der Dienstleistungen soll sich aber auch nach der Umstrukturierung nichts verändern. „Wir sind unseren Mitgliedsgemeinden und den Bürgern verpflichtet. Es ist doch ein Vorteil, wenn Teile der Verwaltung unmittelbar erreichbar sind.“ Gerade weil es nun ein in die Zukunft weisendes Personalentwicklungskonzept gebe, müsse keines der vier Gemeindeämter geschlossen werden.