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Arbeit und Bildung

Aktenordner waren gestern

Wo der technische Fortschritt zu effektiveren Abläufen im Berufsalltag führt.

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Der technische Fortschritt öffnet viele Chancen und Herausforderungen für Unternehmen. Durch die zunehmende Digitalisierung können Arbeitsabläufe effektiver gestaltet werden. Denn anstelle von mühseliger Aktenführung, ist es heutzutage möglich, Daten in einer zentralen Cloud zu speichern und sie so für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Neue Einträge in besagten Daten und Aktualisierungen stehen zukünftig allen zur Disposition. Analoge Arbeiten konnten dadurch zum Großteil abgelöst werden.

Das Ziel der Digitalisierung ist es, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und mehr Zeit zu gewinnen. Denn eine digitale Verwaltung von firmenrelevanten Daten bietet die Chance, schneller auf neue Marktentwicklungen zu reagieren und eine bessere Kundenkommunikation zu führen. Besonders für die ältere Generation stellt der technische Fortschritt einige Hindernisse dar. Die plötzliche Nutzung von Geräten wie Smartphones und Cloud-Speicher gestaltet sich auf dem ersten Blick schwierig. Damit die Digitalisierung des Betriebs reibungslos von statten geht, empfiehlt es sich daher firmeninterne Seminare über die neuen Arbeitsabläufe zu geben. Hierbei sollte auch eine effektive und korrekte Nutzung von Informationsgeräten wie Smartphones, Computer, Notebooks und Co. thematisiert werden. Dies verhindert auch die Angst um den Jobverlust von älteren Generationen, denen der Umstieg auf moderne Technik meistens etwas schwerer fällt.

Ausblick für die digitale Zukunft

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Derzeit beginnen viele Firmen, ihre Unternehmen mehr und mehr auf das digitale Zeitalter umzustellen. Daher gewinnen Berufe, die sich mit digitaler Datenverarbeitung befassen, immer mehr an Bedeutung. So beginnen schon die weiterführenden Schulen damit, Schüler auf ein Leben mit digitalen Daten vorzubereiten. Ob im normalen Wirtschaftsleben, in der Medizin, in der Forschung, in der öffentlichen Verwaltung, eine Digitalisierung ist eine notwendige Umstellung herkömmlicher Wege der Aufbewahrung bestimmter Vorgänge. Zum Beispiel sind die Papierberge in der Medizin rein logistisch gar nicht mehr zu bewältigen, da jede Patientenakte über einen Mindestzeitraum von 10 Jahren erhalten werden muss. Allein die Problematik, dass alte Patientenakten in falsche Hände geraten könnten, oder einem Umwelteinfluss unterliegen könnten (Wasser, Schimmel, Feuer, etc.) macht es erforderlich, die Speicherung aller Vorgänge zu digitalisieren.

Auch in Behörden und öffentlichen Ämtern wurde die Lagerung von Aktenbergen immer mehr zum Problem, weshalb auch hier der Siegeszug der Digitalisierung die angestaubten Akten einholen wird.

Wird die Digitalisierung erst einmal abgeschlossen, erübrigen sich langwierige Prozesse wie zum Beispiel wiederholte Fahrten zum Arzt wegen Überweisungsscheinen, Rezepten, Bescheinigungen etc. Dies kann der Arzt in sehr vielen Fällen online erledigen, ohne den Patienten stundenlang im Wartezimmer sitzen zu lassen. Auch Behörden können durch digitale Urkunden der Bevölkerung viel Lauferei ersparen, indem man Anträge auf Ausstellung von Urkunden online bestellen kann etc. In der freien Wirtschaft birgt die Digitalisierung ein großes Maß an Einsparungen personeller Art, da man von Selbstzahlkassen bis zu Onlineshopping bald alles ohne Personalaufwand betreiben kann.

Dies führt nicht zwangsläufig zu mehr Arbeitslosigkeit, sondern dazu, dass Menschen sich auf die Erfordernisse mehr einstellen und ihre Qualifikation auf die Marktsituation anpassen. Künftig wird die Digitalisierung auch zu mehr Sicherheit beitragen, denn durch den digitalen Datentransfer zwischen Zulassungsstelle und Versicherungen können Autobesitzer künftig auf anstehende Tüv-Termine, Reifenwechsel oder Sicherheitsmängel hingewiesen werden. Durch den Krankenversicherer können Termine für Augenarzt oder Neurologe erinnert werden, da dies für die Fahrsicherheit erheblich ist. Hier steht im Grunde nur noch der Datenschutz im Wege. Auch Verwechslungen im Operationssaal lassen sich mittels digitalisierter Krankenakte am Handgelenk des Patienten vermeiden, ein Ampelsystem zeigt dem Chirurgen, ob zu der vorgesehenen Behandlung auch der richtige Patient auf dem OP Tisch liegt.

Pro und Contra der Digitalisierung

Die Digitalisierung der heutigen Welt befindet sich in einem unaufhaltsamen Prozess. Nicht nur im Privatleben, sondern auch im Beruf spielt die technische Entwicklung eine wichtige Rolle. Um mit konkurrierenden Unternehmen auch zukünftig mithalten zu können, ist es früher oder später notwendig, sich dem digitalen Fortschritt anzuschließen. Hierbei gilt: je früher, desto besser. Denn bei der Digitalisierung ist es nicht ausreichend, nur einen professionellen Experten zu engagieren. Der gesamte Betrieb muss auf die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Wer immer noch Zweifel an der Digitalisierung seines Unternehmens hegt, kann sich über die derzeitigen Vorteile und Nachteile des technischen Fortschrittes informieren und eine entsprechende Entscheidung treffen.

Vorteile der Digitalisierung:

• Die digitale Aufbereitung der Daten erlaubt einen Informationsversand per Mausklick. Dadurch wird der Datenaustausch weitaus weniger aufwendiger, was den Vorteil birgt, dass man als Unternehmensführung nicht mehr auf lokale Mitarbeiter angewiesen ist und auch Experten aus anderen Regionen beschäftigen kann

• Längst besteht nicht mehr die Notwendigkeit, teure Fachmagazine für den Erhalt von branchenrelevanten Neuigkeiten, Entwicklungen und Tendenzen zu kaufen. Durch das beliebte ePaper ist es möglich, alle relevanten News direkt auf sein Smartphone oder sein Tablet zu erhalten

• Durch die digitale Welt ist eine kostengünstige Kommunikation mit Kunden und Partnern im Austausch möglich. Hier kann man als Unternehmer einige Telefonkosten sparen

• Virtuelle Marketingkonzepte werden regelmäßig erneuert und bieten nicht nur gezieltere Werbekampagnen, sondern auch geringere Kosten durch Werbung auf Social Medias. Des Weiteren ist es möglich anhand von Online-Marketing zu erfahren, wie weit die Reichweite der Werbekampagnen geht.

Nachteile der Digitalisierung:

• Im Internet ist es heutzutage möglich, beinahe zu jeder Frage eine Antwort zu erhalten. Zwar ist dies für Privatpersonen kostensparend, allerdings leidet an dieser Stelle die Kundenkommunikation. Durch eine mangelnde Kundenbindung droht der Verlust von guter Klientel. Hier müssen Unternehmen also alternative Kommunikationswege suchen. Eine Möglichkeit wäre es zum Beispiel an Internettreffen teilzunehmen oder sich virtuellen Communitys wie z. B. Facebook Gruppen anzuschließen

• Unternehmen und Kaufleute, die ihre Konzepte im Internet verbreiten, stehen der allgemeinen Gefahr gegenüber, von der Konkurrenz kopiert zu werden. Deshalb gilt besonders in der virtuellen Welt, dass man mit der Veröffentlichung von Daten vorsichtig umgehen sollte. Besonders Kundenkontakte werden schnell von der Konkurrenz abgeworben

• Die zunehmende Digitalisierung bietet auch einen großen Bereich für Hackerangriffe und Spambots. Durch Hacker können wichtige Daten wie Kundendateien, Kontonummern und Co. geklaut werden. Deshalb ist es wichtig Wert auf regelmäßige Updates zu legen, sichere Passwörter zu verwenden und sich ausschließlich von sicheren Geräten in firmenrelevante Clouds anzumelden. Hat ein Gerät kein ausreichend gutes Virenschutzprogramm, sollte dies mit oberster Priorität behandelt werden

• Durch Serverausfälle droht ein teilweise bis kompletter Datenverlust. Besonders private Internetseiten und Server sind davon betroffen. Daher sind regelmäßige Backups von oberster Priorität. Es empfiehlt sich am Ende des Arbeitstages Backups durchführen zu lassen. Dieses Problem kann durch automatisierte Backups beseitigt werden.

Gefährdet die Digitalisierung Arbeitsplätze?

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Viele Arbeitsplätze entfallen, wenn das digitale Erfassen von Daten umfassend in die Wirtschaft und in die Behörden Einzug gehalten hat. Jedoch werden sich daraus neue Berufe und computeraffine Tätigkeiten ergeben. Durch die Möglichkeit, dass Kunden nicht mehr im Laden vor Ort, sondern im Internet bestellen, wo sie selbst den gesamten Bestellvorgang abwickeln, entfallen Kassiererin und Verkäufer im Laden. Jedoch werden neue Mitarbeiter in den Lagern benötigt, die die bestellte Ware sortieren, absenden, ausliefern und kontrollieren. Für die Datenerfassung werden zunehmend neue Arbeitsplätze geschaffen, Menschen, die die Daten verwalten, werden oft von ihrem Home Office aus tätig, die vorher vielleicht vor Ort keinen Job finden konnten.

So wird sich Arbeitslosigkeit verringern, da einerseits die Umsätze steigen werden, weil nicht nur Ortsansässige, sondern globalisiert Kunden aus jedem Ort 24 Stunden täglich kaufen werden. Gerade die unlimitierte Arbeitszeit ist es, die weitere Jobs schaffen wird, da für die reibungslose Wartung der Computer ebenfalls Menschen verantwortlich sein werden.

Alles in allem ist also eine Verschiebung der Tätigkeitfelder zu computerorientierten Berufen hin zu erwarten, und eine Erweiterung der Arbeitszeit auf unlimitierte Möglichkeiten. Ebenso entfallen Regionalbegrenzungen, was die Unternehmen expandieren lässt. Im Transportgewerbe und im Verkauf werden die Kapazitäten erheblich steigen.

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit der externen Redakteurin C. Mila.