Die Teamleiter treffen sich jede Woche im Teams-Meeting. Das Kundengespräch findet mal im Büro, mal im Café, mal über Zoom statt. Aufträge werden über ein Contentmanagementsystem eingepflegt, vergeben und abgerechnet. Das ist heute vor allem in größeren Unternehmen längst Alltag.

Gemeinsam zu arbeiten, ohne am selben Ort zu sein – das hat viele Vorteile. Es spart Arbeitswege, Büroflächen, Zeit und zahlt damit auch auf das allgegenwärtige Thema der Nachhaltigkeit ein. Es birgt aber auch Risiken, denn die zunehmend digitalen Arbeitswelten bringen neue Anforderungen an die Sicherheit mit sich. Diskutiert werden sie vor allem unter dem Stichwort „Smart Workplace“.

Wie muss er aussehen, der smarte Arbeitsraum, in dem sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wohlfühlen, der einen optimal geschützten Freiraum für Kreativität und Individualität schafft, und dabei trotzdem das Teamgefühl stärkt? Simon Alborz, Head of IT Permanent Placement German beim Personaldienstleister Hays, beschreibt ihn in einer Betrachtung zu der Studie „Smart Workplace 2020" als „umfassende Plattform, die eine moderne Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander und den Austausch von Wissen innerhalb eines Unternehmens erleichtern soll." Dabei spielten weder der Ort noch die genutzte Hardware eine Rolle. „Wo die eigentliche Arbeit physisch erledigt wird, ist nicht mehr relevant“, so Alborz.

Die Studie, die von der Computerwoche gemeinsam Dell Technologies, Jabra, Telefónica und Placetel – Cisco Systems durchgeführt wurde, gab schon im ersten Pandemiejahr Aufschluss darüber, wie sich das Ideal vom smarten Arbeitsplatz in die Realität übersetzen lässt – und wie wichtig man das Thema in den Unternehmen nimmt. Das Ergebnis: Auf einer Skala von eins (sehr wichtig) bis sechs (gar nicht wichtig) stuften die Studienteilnehmer (neue) Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte im Durchschnitt mit 3,67 ein. Wichtiger war ihnen mit einem Wert von 3,45 nur die IT-Sicherheit. Beides – da sind sich alle Experten einig – geht ohnehin nur gemeinsam. Gerade wenn nahezu alle Arbeitsprozesse digital abgebildet werden, muss zwingend sichergestellt sein, dass kein Unbefugter Zugriff auf Daten und Dokumente hat.

Weniger Raum, mehr Platz

Das erfordert oft mehr Ressourcen, als etwa ein mittelständisches Unternehmen selbst aufbringen kann. Zumal der Markt für IT-Fachkräfte schon seit Jahren leer gefegt ist und Firmen immer offensiver um guten Nachwuchs konkurrieren. Externe Hilfe durch IT-Dienstleister kann eine Lösung ein. Sogenannte Security Operation Center (SOC) sind eine andere. Ein solches Center umfasst sowohl ausgebildetes Personal als auch entsprechende Technik und Prozesse zum Schutz der IT-Sicherheit des Unternehmens.

So aufgestellt kann wachsen, was Simon Alborz als Grundpfeiler des smarten Arbeitsplatzes beschreibt: ein KI-basiertes Assistenzsystem, die optimierte Nutzung von Räumen und Gebäuden, schnelle und einfache Möglichkeiten, freie Arbeitsplätze zu finden, eine intelligente Arbeitsumgebung sowie ebenfalls smarte Wege der Energiesteuerung und Nutzungsanalyse. „Work everywhere at any time - viele Mitarbeiter erwarten das heute einfach“, stellte Julia Haas, Regional Sales Managerin von Dell Technologies, im Rahmen der Auswertung der Computerwochen-Studie klar.

Die letzten beiden Jahre dürften diesbezüglich als recht beispielloser Lernprozess in die Geschichte eingehen. Weil in der Krise oft plötzlich klappt, was zuvor jahrelang in der „Könnte-man-mal-Ausprobieren“-Schublade verkümmerte, hat die Digitalisierung der Arbeitswelt seit 2020 einen ziemlich gewaltigen Sprung gemacht. Online-Bewerbungsrunden, Livestreams und die selbstverständliche Rekrutierung von Mitarbeitern, die hunderte Kilometer entfernt leben und dort auch nach Jobantritt bleiben wollen, sind heute kein Neuland mehr.

Die Herausforderung der Zukunft ist eher, den Spagat zwischen der alten und der neuen Arbeitswelt noch eine Weile durchzuhalten. Denn unstrittig ist auch: Nicht jeder Mitarbeiter ist im digitalen Workflow. Vor allem Ältere wollen auch künftig ihren festen Arbeitsplatz im Unternehmen nutzen. Diese Möglichkeit, da ist man sich in den meisten Unternehmen einig, soll bleiben, solange sie nachgefragt wird. Aber für den Nachwuchs – auch das ist klar – wird man weniger Schreibtische brauchen, und damit auch weniger Raum an sich. Was das für die Entwicklung der modernen Stadtzentren bedeutet, in denen aktuell nach wie vor neue Bürohäuser im durchaus größeren Stil gebaut werden, ist ein anderes Thema. Vom „Smart Workplace“ bis zum „Smart Living“ ist es in jedem Fall nicht weit.