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Arbeit und Bildung

Arbeiten von Zuhause ist eine Herausforderung

Die Digitalisierung schenkt Arbeitnehmern und Unternehmen neue Freiheiten:

© Pexels

Statische Arbeitsplätze in Büros sind nicht mehr zwingend erforderlich, sondern Mitarbeiter können von überall auf der Welt arbeiten. Gerade für junge Eltern ist das Homeoffice eine gern gesehene Erleichterung, um lange Arbeitswege abzukürzen und mehr Zeit für das Privatleben zu haben. Doch damit die Arbeit von zuhause aus gelingen kann, müssen Arbeitnehmer und Unternehmen gemeinsam für die richtigen Voraussetzungen sorgen.

Die richtigen Arbeitsmittel fürs Homeoffice

Als erste Frage muss beantwortet werden, mit welchen Arbeitsmitteln Mitarbeiter unterwegs und im Homeoffice arbeiten. Sollen sie einen eigenen Laptop nutzen oder wird ein Gerät vom Unternehmen gestellt?

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Unternehmen fahren gut damit, ihre Mitarbeiter mit den gewünschten Arbeitsgeräten auszustatten. So sind alle im Team auf demselben technischen Stand. Ebenso sind Mitarbeitende nicht dazu gezwungen, aus Privatmitteln neueres Equipment zu beschaffen. Wenn die Firma den Laptop stellt, können technische Probleme zentral gelöst werden und die Kompatibilität zur Firmensoftware ist sichergestellt. Eine bewährte Lösung gerade junger Unternehmen ist die Ausstattung aller Mitarbeiter mit einem Laptop und der dazugehörigen Docking Station. So kann der Laptop unterwegs genutzt werden und im Firmenbüro steht professionelle Peripherie zur Verfügung.

Auch aus Datenschutzgründen ist das klug: Kundendaten und Firmeninterna verbleiben so auf den firmeneigenen Arbeitsgeräten und gelangen nicht auf Privatrechner. 

Wie wird im Homeoffice kommuniziert?

Das Internet der Dinge macht es möglich: Dank smarter Internettelefonie bleiben Teams auf der ganzen Welt miteinander in Verbindung. Die Voice-over-IP-Telefonie bringt das Beste aus allen Welten zusammen. Mitarbeitende können nicht nur telefonieren, sondern auch Videokonferenzen abhalten, chatten und Instant Messages versenden. Entscheidet sich das Unternehmen für eine Enterprise Lösung wie z.B. Microsoft Teams, dann kann über die VoIP-Technologie nicht nur kommuniziert werden, sondern auch das Datenmanagement erfolgt zentral. Das Team kann Dateien miteinander teilen, an einem Dokument arbeiten und sich so auf kurzem Wege austauschen.

Viele Unternehmen verfügen bereits über eine Cloud-Telefonanlage, die ihre Mitarbeiter virtuell verbindet und nahezu endlos viele Anschlüsse bereitstellt. Gerade für Teammitglieder im Homeoffice oder im Außendienst sind diese VoIP-Lösungen geschickt: Sie können über eine dienstliche Telefonnummer kommunizieren und müssen ihre Privatnummern nicht herausgeben. Auch im Auftritt nach außen wirkt es professioneller, wenn Unternehmen einheitliche Telefonnummern herausgeben können, statt die privaten Anschlüsse ihrer Mitarbeiter zu nutzen. Ist ein Mitarbeiter im Urlaub, kann er in der Cloud-Telefonanlage eine Weiterleitung an seine Vertretung einrichten und der Hörer zuhause bleibt stumm.

Der richtige Arbeitsplatz im Homeoffice

Neben den technischen Begebenheiten ist auch ein adäquater Heimarbeitsplatz für das Gelingen des Homeoffice entscheidend. Wichtig ist, dass nicht am Küchentisch gearbeitet wird. Das sorgt über kurz oder lang für ineffiziente Arbeitsprozesse und vor allem gesundheitsschädliche Verspannungen.

Für das Homeoffice sollte ein eigenes Arbeitszimmer zur Verfügung stehen. Hier sollte genug Tageslicht verfügbar sein, außerdem sollte ein ungestörtes Arbeiten möglich sein. Im Zweifelsfall sollte der Schreibtisch also lieber auf der Seite des Innenhofs stehen als am Fenster zur Hauptverkehrsstraße. Darüber hinaus ist es ratsam, einen Raum zu wählen, der abschließbar ist oder über abschließbare Schränke verfügt, um Kundenunterlagen und den Arbeitslaptop einschließen zu können.

Datensicherheit im Homeoffice

Doch der Datenschutz endet nicht bei abschließbaren Aktenschränken. Besonders wichtig ist auch die Datensicherheit, also technische Maßnahmen, um Daten bei der Übermittlung über die Onlineverbindung zu verschlüsseln und vor Cyberkriminellen zu schützen.

Neben einem professionellen Passwortmanager sollte zunächst die Firewall am Heimarbeitsplatz sorgfältig konfiguriert sein. Zusätzlich muss aber auch die Verbindung an das Firmennetzwerk geschützt werden. Viele Unternehmen arbeiten mit den sogenannten Virtual Private Networks, kurz VPN. Dies ist mit einer geschützten Standleitung zu vergleichen, die imitiert, dass der Arbeitsrechner vor Ort am Firmennetzwerk angeschlossen ist. Was an sich sicher klingt, kann von Cyberkriminellen schnell gehackt werden. Über den sogenannten „Man in the middle“ wählt sich der Hacker in die Verbindung ein und fängt alle verschickten Datenpakete auf beiden Wegen ab. So kann er sie kopieren, manipulieren oder sogar löschen.

Um das zu verhindern, braucht das Unternehmen ein handfestes IT-Sicherheitsmanagement. Auch um Datenverlust zu vermeiden. Beispielsweise kann ein Penetrationstest, also ein gesteuerter und gewollter Hack durch einen IT-Spezialisten, Schwachstellen im Netzwerk aufzeigen, sodass diese konkret behoben werden können.

Work-Life-Balance im Homeoffice bewahren

Einer der wichtigsten Tipps fürs Homeoffice hat nichts mit der Arbeit zu tun: Grenzen Sie Arbeit und Privates klar voneinander ab. Studien zeigen immer wieder, dass Mitarbeiter im Homeoffice zu Überstunden neigen, weil sie glauben, besonders produktiv sein zu müssen. Damit das Homeoffice nicht zur Burnout-Falle wird, müssen Arbeits- und Erholungszeiten umso klarer voneinander abgegrenzt werden.

Unternehmen und Mitarbeiter sollten sich fürs Homeoffice auf Kernarbeitszeiten und Erreichbarkeitsfenster einigen. So wissen beide Seiten, wann die Verfügbarkeit des Mitarbeiters zuhause zu erwarten ist und wann aber auch Feierabend gemacht wird. Darüber hinaus empfiehlt es sich, das VoIP-System nicht nur für Kunden, sondern auch für Kollegen zu nutzen. Bedeutet: Berufliche Anrufe kommen nicht auf dem privaten Telefonanschluss an. Dann steht dem produktiven Homeoffice nichts im Wege.

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit dem externen Redakteurin F. Conrad.

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