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Dippoldiswalde

Datenbank statt Akten-Dschungel

Die Gemeinde Klingenberg will Dokumente künftig digital verwalten. Das bringt viele Vorteile.

Die Zeiten der Aktenstapel sind in Klingenberg bald vorbei.
Die Zeiten der Aktenstapel sind in Klingenberg bald vorbei. ©  Symbolbild: dpa

Die Digitalisierung macht auch vor der Klingenberger Gemeindeverwaltung nicht halt. Seit 2005 werden nach und nach immer mehr Abläufe von analog auf digital umgestellt. Nun steht die wahrscheinlich größte interne Veränderung an, wie Carlo Schütze, Amtsleiter Finanzen, jüngst im Gemeinderat erklärte. Die Gemeindeverwaltung will ein neues Dokumentenmanagementsystem einführen. 

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Damit sollen alle relevanten Dokumente künftig in einer zentralen Datenbank gespeichert werden. Statt verschiedene Ordner nach abgehefteten Papieren zu durchforsten, können Verwaltungsmitarbeiter dann Informationen per Knopfdruck abrufen, sowohl in der Gemeindeverwaltung in Höckendorf als auch in der Außenstelle in Pretzschendorf. Botengänge zwischen den beiden Stellen fallen also weg. Mit der Umstellung strebt die Gemeinde eine ganzheitliche Lösung für alle Ämter an, so Carlo Schütze. Hintergrund sei sowohl die gesetzliche Verpflichtung, elektronische Dokumente dauerhaft zu speichern, als auch die europarechtliche Regelung für Kommunen, bis April 2020 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Zwei Managementsysteme hat die Gemeindeverwaltung geprüft, die im Freistaat bereits von anderen Kommunen genutzt werden. Außer für Lizenz, Installation und Inbetriebnahme fallen auch Kosten für die Softwarepflege an. Die Gemeinde Klingenberg hatte insgesamt 17 000 Euro eingeplant, nun sind es rund 3 000 Euro mehr. Einstimmig beauftragte der Gemeinderat schließlich die Firma Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen aus Leipzig mit der Einführung des neuen Dokumentenmanagementsystems. (SZ/aeh)

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