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Hat das MfG ausgedient, Herr von Schilling?

Abkürzungen und formlose Anreden werden zur Norm. Sie zeigen vor allem eins, sagt ein Knigge-Berater: mangelhaften Stil.

© Karikatur: Mario Lars

Hey, Hallo, Hi. Selbst in dienstlichen E-Mails sind solche Anreden keine Ausnahme mehr. Man darf sich freuen, dass man überhaupt angesprochen wird. Denn mancher E-Mail-Schreiber verzichtet darauf inzwischen ganz. Undenkbar für Alexander von Schilling. Der Baron ist als Fachmann für Business-Etikette in den deutschen Knigge-Rat berufen worden. Die SZ sprach mit ihm über stilvolle Kommunikation, das Reinreden bei Telefonkonferenzen und Rückrufen bei unterbrochenen Telefonaten.

Herr von Schilling, was hätten Sie gedacht, wenn ich Sie in der ersten E-Mail mit einem saloppen „Hi“ begrüßt hätte?

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Da wir uns nicht kennen, wäre ich wahrscheinlich wohl etwas erstaunt gewesen. Man sollte die Formen wahren, wenn man Personen nicht kennt. Das „Hi“, „Hey“, „Servus“ oder „Hallo“ hat sich eingebürgert. Es sollte aber eher den Jüngeren vorbehalten sein. Hat man sich wenigstes schon einmal gesehen, kann man die Anrede sicher etwas lockerer gestalten.

Welche Anrede würden Sie für unser Telefonat bevorzugen?

Angebracht wäre ein „Guten Morgen“, und dass Sie mich mit meinem Namen ansprechen. Wenn man ihn nicht weiß, müsste man ihn erfragen. Noch ist es so, dass man sich zunächst siezt, bevor man in ein „Du“ übergeht. Allerdings stelle ich fest, dass man immer häufiger geduzt wird, ohne vorher gefragt worden zu sein, etwa von Onlineversandhändlern.

Wie finden Sie das?

Nicht so schön, obwohl ich da etwas lockerer bin als Kollegen in unserem Knigge-Kreis. Sie antworten auch dann mit Sie, wenn sie geduzt werden. Etwas anderes kommt für sie gar nicht infrage.

Warum ist eine bestimmte Etikette in E-Mails und Briefen immer noch wichtig?

Aus Knigge-Sicht sollte man sie wahren, um die Wertschätzung gegenüber dem Anderen auszudrücken. Sie zeigt sich zum Beispiel, wenn man einen Bekannten mit „Hey“ und Vornamen anschreibt und den Abschiedsgruß ausschreibt. Unter einen handschriftlichen Brief schreibt man ja auch nicht einfach nur MfG, sondern „Herzliche Grüße“, „Liebe Grüße“ oder „Beste Grüße“. Mit „Hochachtungsvoll“ unterschreibt man heute nicht mehr.

Hat das „MfG“ etwa ausgedient?

Nein, man verwendet es immer noch, in ausgeschriebener Form: Mit freundlichen Grüßen. Die Abkürzung zeugt von einer Nichtwertschätzung des Schreibpartners.

In Whatsapp-Nachrichten oder SMS, die als Textart von der Kürze leben, sind solche Abkürzungen aber schon Knigge-konform, oder?

Doch, da sind sie erlaubt. In einer E-Mail oder in einem Brief aber nicht. Man muss eine Abstufung treffen, mit wem man kommuniziert und in welchem Umfeld man sich bewegt. Das sind grundsätzlich für Etikette und Einhaltung von Regeln entscheidende Fragen. Ist das Umfeld privat? Ist es ein Geschäftsmeeting mit einem neuen Kunden oder ein lockeres Treffen mit Kollegen am Abend in der Kneipe bei einem Bier? Da unterscheidet sich das Verhalten deutlich. In einer lockeren Bierzeltatmosphäre wird man nicht so förmlich umgehen wie bei einem Geschäftsmeeting.

Mitunter wird in dienstlichen E-Mails schon nach einem E-Mailwechsel auf „Sehr geehrte“ mit „Liebe Frau xy“ geantwortet. Ist das stilvoll?

Ich kenne viele, die sagen, dass sie das „Hallo“ nicht mehr lesen können. Wir haben uns noch nie gesehen, deshalb würde ich Sie nicht mit „Liebe Frau Plecher“ anschreiben. Das ist in meinen Augen einen Schritt zu persönlich. Ist es stilvoll? Dahinter muss ich ein Fragezeichen setzen. Wenn Unbekannte aber mehrmals per E-Mail kommunizieren, kann man sich auch mit einem „Hallo“ begrüßen. Es wird lockerer, je mehr man sich kennt.

Nun gibt es die halb-dienstlichen, halb-privaten Mails. Ist da eine legere Ansprache in Ordnung?

Ja.

Wenn zwischen Kollegen per E-Mail so etwas wie ein kleiner Chat entsteht, erfolgt das mitunter ohne Anrede und Verabschiedung. Was halten Sie davon?

Wenn es wie ein Dialog hin und hergeschrieben wird, dann ist es wie ein Fließtext anzusehen. Der Eine schreibt etwas, der Andere antwortet. Dann lässt man die Anrede weg.

Alexander Baron von Schilling ist zertifizierter Knigge-Trainer. Der Investmentbanker lebt in der Nähe von Augsburg.
Alexander Baron von Schilling ist zertifizierter Knigge-Trainer. Der Investmentbanker lebt in der Nähe von Augsburg. © Fotostudio Hatzold

Manchmal fallen Anrede und Verabschiedung aber auch in einfachen Dienstmails ohne Chat-Charakter einfach weg.

Da gibt es kein richtig oder falsch. Allerdings schadet es nicht, wenn man sich zwischendrin überlegt, dass die Mail ja an einen Menschen geht. Man kann ja auch einmal nicht nur Abkürzungen verwenden oder mit Smileys arbeiten, sondern sich Zeit für Ansprache und Verabschiedung nehmen. Das tut dem Anderen vielleicht auch einmal gut. Mir geht es zumindest so.

Sprache verändert sich. Manches fällt aus der Zeit, Neues kommt hinzu.

Ja, da muss man auch mitgehen. Man darf sich nicht immer gegen einen neuen Trend wehren. Man sollte ihn aufnehmen, aber die Wertschätzung des Anderen nicht vergessen. Man freut sich ja selber auch, wenn man ein nettes Wort am Anfang und am Ende einer Nachricht erhält.

Welche Anredeformeln empfehlen Sie für die Nutzer sozialer Medien – also bei nicht formeller Kommunikation?

Da muss man sich eines ganz grundsätzlich vor Augen halten – und ich bin mir nicht sicher, ob das bei jedem immer so im Kopf ist: In diesen Systemen wird nichts vergessen. Was ich schreibe, auch wie ich es schreibe, ist nicht verloren. Es ist immer vorhanden, kann weitergetragen werden – und mich einholen. Vor diesem Hintergrund sollte man sich sehr überlegen, wie man sich dort verhält, was und wie man etwas schreibt, und wie man sich darstellt. Ich empfehle, Privates und Geschäftliches auch in den sozialen Medien zu trennen. Die Ansprache ist dem geschuldet, wie man diese Medien nutzt: um mit Freunden leger in Kontakt zu treten oder einem Geschäftspartner förmlich zu schreiben.

Telefon- oder Videokonferenzen sind für viele zum beruflichen Alltag geworden. Wie meldet man seinen Gesprächsbedarf höflich an, ohne dem anderen ins Wort zu fallen und trotzdem zu Wort zu kommen?

Man erleichtert sich das, wenn man am Anfang einen Diskussionsleiter festlegt. In unserem Unternehmen schalten wir generell alle Mikrofone aus. Der, der etwas sagen möchte, schaltet sein Mikro an. Das sieht der Diskussionsleiter und erteilt ihm das Wort. Wenn man die Videoübertragung aktiviert hat, kann man Handzeichen geben. In manchen Systemen kann man seinen Redebedarf mit dem Symbol einer Hand anmelden.

Wer ruft zurück, wenn ein Telefonat unterbrochen wurde – der Anrufer oder der Angerufene?

Wenn ich derjenige bin, der anruft, der andere aber gerade das Telefonat nicht annehmen kann, erwarte ich, dass er mich zurückruft, sobald es ihm möglich ist. Wird ein Anruf während des Gespräches unterbrochen, erwarte ich, dass der Anrufende es noch einmal versucht. Die Initiative bleibt bei ihm.

Irritationen gibt es auch bei der Ansprache von Menschen mit Titeln. Muss ich bei einem Professor Doktor Doktor immer den ganzen Titel nennen?

Auf dem Briefumschlag kommen in das Adressfeld alle erworbenen Titel hin: Herr Prof. Dr. Dr. xy. Im Brief oder der E-Mail selber reicht der höchste erreichbare Titel: Sehr geehrter Herr Professor xy. Auch Doppelnamen müssen ausgeschrieben werden. Da sollte man keinesfalls einfach einen unter den Tisch fallen lassen. Fräulein schreibt man nicht mehr, genauso wenig wie „Sehr geehrter Herr xy und Gattin“. Man schreibt „Herr und Frau xy“.

Sie sind adelig. Wie müsste ich Sie anschreiben?

Entweder mit „Herr von Schilling“, oder „Sehr geehrter Baron von Schilling“. Im letzten Fall lässt man das „Herr“ weg.

Das Gespräch führte Susanne Plecher.

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