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Digitalisierung statt Papierberge

Die Immobiliengruppe R&M setzt auf moderne Verwaltungsformen, auch bei der KWG Dippoldiswalde.

© Sven Ellger

Von Bettina Klemm

Dippoldiswalde/ Dresden. Frank Müller spricht gern scherzhaft von einer Buchhalterfabrik. Der Geschäftsführer der R&M-Gruppe erinnert sich gut an die Papierberge, die tagtäglich zu bewältigen waren. Derzeit verwaltet die R&M-Gruppe als Komplettdienstleister 12 600 Wohn- und Gewerbeeinheiten in Mitteldeutschland. Da kommen viele Anschreiben, Bestellungen und Rechnungen zusammen. So hatte R&M bereits 1998 ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt. Nun vollzog das Immobilienunternehmen im vergangenen Jahr den Schritt zur Digitalisierung der gesamten Kommunikation.

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Das Unternehmen ist seit 2002 auch für die Kommunale Wohnungsgesellschaft Dippoldiswalde (KWG) tätig und verwaltet für diese ihren Bestand mit rund 800 Wohnungen in Dippoldiswalde, Altenberg und Glashütte. Anlässlich seines 25. Geburtstags hat das Unternehmen Fachkolloquien veranstaltet, unter anderem zum Thema Digitalisierung der Kommunikation.

Rund 600 Vorgänge fallen pro Arbeitstag an. Statt Papierberge zu produzieren, scannen die Mitarbeiter jetzt die Dokumente und Rechnungen ein, zunehmend werden diese gleich elektronisch verschickt. 2013 gab es beispielsweise 53 000 E-Mails, im vergangenen Jahr waren es bereits 82 000. Gleichzeitig sank die Zahl der Briefe und Faxe etwa im gleichen Prozentsatz. „Das führt nicht nur zu einer Zeitersparnis und weniger Papier, sondern auch zu einer transparenten Kundenakte ohne Systembrüche, zur schnelleren Recherche von Dokumenten und zu Prüf- und Freigabeprozessen ohne Unterbrechung“, erklärte R&M-Bereichsleiter Ronald Geyer.

Frank Müller, eigentlich Kaufmann und Elektromaschinenbauer von Beruf, hatte 1993 mit einer Mitarbeiterin begonnen. Sie ist heute Prokuristin. Sein damaliger Geschäftspartner hatte einen Gewerbepark erworben und benötigte dafür eine Hausverwaltung. Andere Investoren bauten neue Wohnsiedlungen. So wuchs das Unternehmen. Viele Objekte aus den Anfangsjahren werden noch heute betreut.

Seit 1998 ist R&M auch für geschlossene Immobilienfonds tätig, das bringt noch mal neue Herausforderungen an das Wissen der Mitarbeiter und regelmäßige Schulungen mit sich.

Vor zehn Jahren begann R&M, erste Einkaufszentren zu managen. Unter der Marke R&M-Handelsimmobilien werden fünf große Fachmarkt- und Einkaufszentren bundesweit sowie die Einkaufspassage QF an der Frauenkirche in Dresden betreut. „Das QF ist mit seinen Marken und Läden wie Glashütte Original, Juwelier Leicht, Meissener Porzellan und seinen hochwertigen Modeanbietern einzigartig“, sagt Müller.

Seit drei Jahren arbeitet Sohn Martin Müller im Unternehmen. Der 36-Jährige hat 2016 die Verantwortung für die Makler des Unternehmens übernommen. Um alle Bedürfnisse und Facetten einer Immobilie abzudecken, gibt es seit acht Jahren die Holding R&M Real Estate & Management, zu der neben dem Immobilienmanagement weitere GmbHs wie Die Makler, IBG Ingenieur- und Baugesellschaft, GM Gebäudemanagement sowie der Wärmemessdienst SDS Saxonia Data Service gehören. R&M verfügt über rund 100 eigene Häuser und Gewerbeobjekte. Seit einiger Zeit kauft und entwickelt das Unternehmen Immobilien, die es im eigenen Bestand behält. Schließlich will R&M seinen Kunden keine Konkurrenz machen. Ein Beispiel ist der Umbau der alten Post in Pirna zu einer Seniorenbegegnungsstätte. Wird Müller nach seinem schönsten Projekt gefragt, nennt er sofort den Lahmann-Park auf dem Weißen Hirsch.

Auf rund zehn Millionen Euro beläuft sich der Gesamtumsatz von R&M. Im Auftrag der Kunden wird jedoch das Zehnfache für Aufträge und Rechnungen bewegt.

R&M unterhält zudem Geschäftsstellen in Leipzig und Chemnitz. Das Unternehmen verwaltet Immobilien in Sachsen, Sachsen-Anhalt und in Thüringen. Seit 1995 ist Müller im Bundesverband Freier Immobilien- und Wohnungsunternehmen tätig. Zwölf Jahre leitet er schon den Landesverband Mitteldeutschland. Heute beschäftigt die R&M-Gruppe 210 Mitarbeiter, etwa je zur Hälfte im gewerblichen und kaufmännischen Bereich. „Früher haben wir um Aufträge gekämpft, heute bemühen wir uns vor allem um Mitarbeiter“, sagt Müller. Etwa die Hälfte der Angestellten ist mehr als zehn Jahre dabei. Einen Teil der Mitarbeiter bildet das Unternehmen selbst aus. So schlossen bisher 53 BA-Studenten einen Ausbildungsvertrag mit R&M. In Dresden sind zahlreiche private Immobiliendienstleister ansässig, aber kein weiterer in der Größe und mit der Angebotsbreite wie die R&M.