Von Ines Mallek-Klein

Woran denken Sie bei dem Wort Inventur? An viele Arbeitsstunden, ewiges Suchen und heilloses Zettelchaos? Genauso läuft die Inventur in den meisten Unternehmen, sagt Steffen Prasse. In vier von fünf Betrieben wird heute noch mit der Zettel-Stift-Methode gearbeitet. Und das im Zeitalter von Industrie 4.0.

Dabei ist längst die Zeit gekommen, in der sich Wirtschaftsgüter digital verwalten lassen. Das passende Know-how dafür liefert das Dresdner Unternehmen Itexia GmbH. Anstatt alle Informationen neu zu erfassen, führt es in seiner Software vorhandene Datenbanken beim Kunden zusammen. So haben Unternehmen neben ihrem ERP-System oft unzählige Excel-Tabellen, speichern Dokumente in Dokumentenablagesystemen, besitzen Archive und vieles mehr. Alle Datensätze sind bei guter Pflege auf dem neuesten Stand, aber sie interagieren nicht miteinander. „Genau diese Interaktion ermöglichen wir mit unserer Software“, sagt Steffen Prasse. Bestehende Datensätze werden miteinander verknüpft – und der gebündelte Informationsgehalt ist am Ende größer, als die Einzelsysteme es je erreichen könnten.

Steffen Prasse weiß, dass sein Geschäft sehr abstrakt ist. Deshalb bemüht er sich um praktische Beispiele und erzählt von einem Flughafen. Dort befinden sich Rolltreppen, die sowohl den Manager der Ladenpassage, den Finanzchef als auch den Hausmeister beschäftigen. Ersterer möchte wissen, wann wie viele Nutzer die Rolltreppe frequentieren, ob man Kundenströme noch besser leiten kann. Der Finanzchef fragt sich unter anderem, wann die Rolltreppe angeschafft wurde, wann sie abgeschrieben ist und welche laufenden Kosten sie verursacht. Den Hausmeister interessiert dagegen vor allem das nächste Wartungsdatum, die verbleibende Garantiezeit und die Angaben zu Reparaturen in der Vergangenheit. „Wir haben also eine Rolltreppe und drei unterschiedliche Blickwinkel, die wir alle mit den bestehenden Datensätzen der fiktiven Flughafen AG abdecken können“, sagt Steffen Prasse.

Zur Person

Er möchte, was schwierig erscheint, einfacher machen. Das sei kein Hexenwerk, sondern einfach die geschickte Ausnutzung vorhandener Daten. Nur manchmal ist wirklich Fleißarbeit gefragt. Steffen Prasse erinnert sich an ein Projekt in Norddeutschland. Ein Krankenhaus war gegenüber seinem Fördermittelgeber in große Erklärungsnot geraten. Jahrzehntelang hatte man dort versäumt, eine Inventur zu machen und hatte somit jeglichen Überblick über die eigenen Wirtschaftsgüter verloren. Nun drohten die Fördergelder zu versiegen. „Die Buchhaltung, die ich vorfand, war abenteuerlich“, sagt Steffen Prasse. Vieles war auf Sammelposten gebucht worden, woran grundsätzlich auch nichts Negatives ist. Also hieß es zunächst, in der Inventarisierungssoftware alle Sammelposten aufzulösen, um jedes Wirtschaftsgut mit einem eigenen Etikett bekleben zu können. Alle Betten, Stühle und Schränke, aber auch das OP-Besteck und die Medizintechnik wurden inventarisiert. „Wir nutzen dafür nicht das teure Klinikpersonal, sondern gern Studenten“, so Steffen Prasse. Bei den Etiketten gibt es die unterschiedlichsten Varianten. Einige Firmen bevorzugen die elektromagnetischen RFID-Etiketten, andere einen klassischen Barcode, und wieder andere nutzen den quadratischen QR-Code.

Mit dem Internet der Dinge im Hinterkopf wurde die Software bereits so entwickelt, dass in nicht allzu ferner Zukunft eine Inventur auf Knopfdruck möglich wird. Die Software fragt beispielsweise, ob der Kühlschrank in der Firmenkantine noch vorhanden ist. Der antwortet – im Idealfall sogar unter Angabe seines aktuellen Standortes und weiterer Informationen. Doch ganz so weit ist es bei den meisten Kunden noch nicht: Derzeit werden die Etiketten auf den inventarisierten Gegenständen noch von Mitarbeitern oder einem der Inventurteams der Itexia gescannt. Das geht mit einem professionellen Industriescanner, dem eigenen Smartphone oder anderen mobilen Endgeräten.

Damit lässt sich schon heute schnell ein Überblick gewinnen, ob noch an einem anderen Standort im Unternehmen ungenutzte Exemplare eines Wirtschaftsgutes vorhanden sind, bevor unnötig neue angeschafft werden. Steffen Prasse hat es selbst erlebt. In einem Fall kaufte ein Unternehmen Monitor um Monitor, während in seinem Lager noch mehrere Hundert Stück standen, derer es sich gar nicht bewusst war.

„Mit ihrer Software spart die Itexia dem Kunden Zeit und damit viel Geld“, sagt Steffen Prasse, wobei der Erfolg ihm Recht gibt. Er zeigt zum Beweis eine Präsentation von einem Treffen mit potenziellen Investoren. Dort steht es schwarz auf weiß. 318 Millionen Euro investieren deutsche Unternehmen jedes Jahr in die Anlageninventur. Es gibt mit Freudenberg IT, Detzner Systemtechnik oder Data Informatik noch Mitbewerber im Geschäftsfeld der Itexia. Doch nach Einschätzung von Branchenkennern haben gerade einmal 15 Prozent der Unternehmen schon eine Digitalisierung ihrer Wirtschaftsgüter angeschoben. Der Markt sei also riesig, sagt Steffen Prasse.

Groß ist aber auch die Scheu vieler Unternehmen, sich mit dem Thema zu beschäftigen, auch aus Sorge über die vermeintliche Komplexität oder dauerhaft hohe Kosten. „Hinsichtlich der Komplexität lassen wir dem Kunden freie Hand“ versichert er. Die Software ist anpassbar, damit Kunden später bei Bedarf weitere Funktionen hinzufügen können. Sehr beliebt sei in diesem Zusammenhang die Fotofunktion, bei der zu jedem Wirtschaftsgut ein Bild hinterlegt wird. Auch um den Kostendruck in den Unternehmen weiß Steffen Prasse und greift dann gern zum Stift. Die Software selbst gibt es als Cloud-Lösung zur Miete – oder sie wird einmal gekauft, installiert und gehört dann dem Kunden. Lizenzgebühren erhebt Itexia nicht. Je nach Komplexität der Daten und Größe des Unternehmens dauert es damit nur ein bis maximal anderthalb Jahre, bis sich die Kosten amortisiert haben. Grundsätzlich gilt, dass sich eine Digitalisierung der Wirtschaftsgüter in jedem Fall rechnet, unabhängig von Größe und Komplexität des Unternehmens.

Wer weiß, was er wo hat, braucht nicht dauernd neu zu kaufen, so Steffen Prasse. Ein Argument, das schon Unternehmen wie die Sparkasse Leipzig, die Freie Universität Berlin und das Schweizer Handelsunternehmen Migros überzeugt hat.