Digitales Chaos auf dem Computer? Nicht bei Jürgen Kurz. Seit 20 Jahren bringt der gebürtige Schwabe den Deutschen effizientes Arbeiten im Büro bei. Sein jüngstes Buch „So geht Büro heute“ landete im vergangenen Jahr auf Platz 1 der Amazon-Bestseller-Liste. Die SZ fragte ihn und andere Aufräumprofis nach Tipps fürs Homeoffice in Corona-Zeiten.

1. Posteingang entrümpeln

Für Jürgen Kurz beginnt der digitale Frühjahrsputz im überfüllten Eingangsordner des Mailprogramms. Der virtuelle Briefkasten werde oft als To-Do-Liste zweckentfremdet, sagt der 55-Jährige. Viele Nutzer würden wichtige Mails allenfalls mit farbigen Häkchen priorisieren. Er sehe darin keinen Sinn. „Sie kommen ja auch nicht nicht auf die Idee, die Post aus dem Briefkasten rauszunehmen, in mehrere Stapel zu sortieren und wieder zurückzulegen.“ Kurz rät stattdessen zu einem simplen Fünf-Punkte-Plan. 

• 1.: Werbe-Mails oder Uninteressantes sofort löschen. 
• 2.: E-Mails, die für Andere wichtig sind, weiterleiten. 
• 3.: Mails, die zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden, in eine Art digitale Wiedervorlage schieben, um sie „weiterverarbeiten“ zu können. 
• 4.: Mails sofort final beantworten, wenn dies nicht länger als fünf Minuten dauert. 
• 5.: „Der fünfte ist der eigentliche Knackpunkt“, sagt Kurz: „Werden Sie durch eine Mail gezwungen, etwas vorzubereiten, das mehr als fünf Minuten dauert, machen Sie daraus entweder einen Termin oder einen Punkt auf Ihrer virtuellen Aufgabenliste.“ Ziel sei, im Posteingang nur noch neue, ungelesene Mails zu haben, und diese dann zwei- oder dreimal am Tag blockweise abzuarbeiten. 

Auch die Zahl der eingehenden Nachrichten lasse sich noch reduzieren, ergänzt die Berliner Aufräumberaterin Anika Schwertfeger. Als sinnvolle Maßnahme nennt sie beispielsweise das Abbestellen irrelevant gewordener Newsletter.

2. Notizen sortieren, Termine machen

Als digitales Wiedervorlagesystem eignen sich Programme wie Evernote, OneNote oder SimpleNote. Sein Unternehmen schule Büroangestellte in OneNote, „weil neun von zehn Betrieben mit Microsoft-Produkten arbeiten“, sagt Kurz. Grundsätzlich ähneln sich die Funktionen solcher Software: Nutzer können Notizen oder ganze Notizbücher erstellen, in die sie alle Infos und Aufgaben zu ihren privaten und beruflichen Projekten einsortieren. Wichtig ist das reibungslose Zusammenspiel von E-Mail-Programm und Notizen-App. Dann lasse sich eine E-Mail direkt aufs eigene Nutzerkonto schicken und dort in eine Notiz umwandeln, erklärt Evernote-Kreativdirektor Forrest Bryant. Mails mit Terminen landen nach demselben Prinzip in Outlook-, Google- oder Apple-Kalendern. Ist die Struktur im eigenen Wiedervorlagesystem, lassen sich alle eingehenden Daten in die virtuellen Notizbücher einspeisen. Dabei gilt der Grundsatz: Alle Daten zu einem Projekt an die selbe Stelle. „Das ist besser, als nach Dateiformaten zu sortieren“, sagt Jürgen Kurz.

3. Archivieren und löschen

Hier verfolgen die befragten Experten teilweise unterschiedliche Strategien. Anika Schwertfeger hat eine klare Vorliebe: Wann immer möglich, sollten überflüssige Daten auf dem Rechner und dem Smartphone gelöscht werden. Jürgen Kurz empfiehlt dagegen, im Zweifelsfall das schier unbegrenzte Fassungsvermögen digitaler Archivschränke wie GoogleDrive, Dropbox oder OneDrive zu nutzen. Eine Struktur zum besseren Auffinden der Daten brauche es nicht. „Der Inhalt lässt sich bequem per Volltextsuche durchforsten.“

4. Bildschirm aufräumen

Für den virtuellen Schreibtisch gelte das gleiche wie für den realen, sagt Andrea Kaden von der Hamburger Beratungsfirma Zeitgewinn. „Der Startbildschirm muss leer sein.“ Diese Aufgeräumtheit minimiere einerseits das Ablenkungsrisiko, sei andererseits aber auch effektiv. Denn wer seine Daten gleichzeitig in einer Cloud und auf der Festplatte speichere, lasse dabei die Inhalte auf dem Desktop außen vor, so Kaden. „Was dort liegt, ist nur lokal und nicht im entsprechenden Cloud-Ordner enthalten.“ Als Folge droht ein Wirrwarr mit verschiedenen Versionen der gleichen Datei.

5. Ideenliste führen

Jürgen Kurz rät, neben der digitalen Aufgabenliste auch eine Ideenliste zu führen. Der entscheidende Unterschied: Die Ideenliste enthalte keine Fälligkeitstermine. „Vieles, was dort draufsteht, wird es nie auf die Aufgabenliste schaffen. Und das ist auch gut so.“

6. Apps ordnen

Auf dem Smartphone hilft es, Apps thematisch zu sortieren. So können Kurznachrichten-Apps wie WhatsApp, Threema, Telegram und Signal in einen gemeinsamen Ordner gepackt werden. Um Speicherplatz zu sparen, sollten überflüssige Apps von Zeit zu Zeit gelöscht werden, empfiehlt Forrest Bryant. Apple-Nutzer können sich dabei von ihrem Betriebssystem helfen lassen: Unter iOS findet sich unter dem Menüpfad „Einstellungen —> Allgemein —> iPhone-Speicher“ eine Übersicht selten oder nie genutzter Apps.

7. Clippen statt Lesezeichen setzen

Auch in den Linksammlungen vieler Browser herrscht oft Unordnung. Laut Andrea Kaden sind Web Clipper die bessere Alternative. Diese Software lasse sich als Browser-Erweiterung installieren. „Dann können Sie wählen, ob Sie ein Lesezeichen im digitalen Notizbuch ablegen oder einen Schnappschuss ganzer Seiten machen wollen, der sich dann auch durchsuchen lässt.“ Wichtig sei zudem die Option, in den Fundstücken eigene Notizen hinzuzufügen. Laut Kaden funktioniert das gut mit den Erweiterungen von Evernote und OneNote. Andere bekannte Browser-Plug-Ins sind Pocket oder Raindrop.io.

8. Dokumente digitalisieren

Seien handschriftliche Notizen oder Visitenkarten erst einmal gescannt und die Datei im zugehörigen Projekt abgelegt, könnten die Originale getrost weggeworfen werden, sagt Jürgen Kurz. Sprachnotizen zu erstellen, halte er dagegen für ineffektiv. „Die sind Schall und Rauch.“ Nützlich seien jedoch Sprachassistenten wie Siri oder Bixby. Denen diktiere er Mails, um sie zur Weiterverarbeitung an die eigene Mailadresse zu schicken. Noch strikter hat sich Andrea Kaden vom Papier verabschiedet. „Ich versuche, es schon am Entstehungsort zu vermeiden.“ Ihre Korrespondenz verschickt die Geschäftsfrau ausnahmslos digital - und bittet ihre Adressaten, es ebenso zu handhaben. Was dann doch noch in Papierform eintrudelt, scannt Kaden entweder mit dem Büroscanner oder einer Smartphone-App. „Wichtig ist, dass ein sogenannter OCR-Scan ausgegeben wird. Das bedeutet, es entsteht kein Bild-PDF, sondern eine durchsuchbares PDF.“

9. Sicherungskopien machen

Bei Back-ups rät Jürgen Kurz zur Zweigleisigkeit. „Ich sichere meine Daten regelmäßig in der Cloud und außerdem noch lokal auf externen Festplatten.“ Das biete unter anderem den Vorteil, auch offline arbeiten zu können. Ist wieder ein WLAN oder mobiles Internet in Reichweite, sollten die Daten auf dem Rechner und auf dem Smartphone synchronisiert werden.

10. Passwort-Manager benutzen

Um digital effizient zu arbeiten, sei auch ein Passwortmanager vonnöten, sagt Andrea Kaden. Diese Programme generieren nach dem Zufallsprinzip komplexe Zugangsdaten für jedes Onlinekonto und legen sie in einer Art virtuellem Safe ab. Nutzer müssen sich nur noch ein möglichst sicheres Master-Passwort merken, um an ihre Codes zu kommen. Laut Stiftung Warentest sind derzeit drei Passwortmanager besonders zu empfehlen: Keeper Security, 1Password und KeePass. Letzteres ist kostenlos, Jahresabos für Keeper Security und 1Password kosten weniger als 40 Euro.

11. Abwesenheit organisieren

Der letzte Tipp betrifft noch einmal das leidige Thema E-Mail - und zwar längere Abwesenheiten im Büro, etwa durch Urlaub. Um ein Überquellen des Posteingangs zu verhindern, checke er seine Mails auch an freien Tagen, bekennt Effizienztrainer Kurz. Wer das nicht wolle oder könne, solle einen Vertreter benennen, der den eigenen Mail-Eingang sichtet und auf eilige Anfragen antwortet. Abwesenheitsnotizen seien ein Verstoß gegen Online-Etikette, sagt Kurz. „Besonders krass finde ich, wenn es heißt: ,E-Mails werden nicht weitergeleitet und nach meinem Urlaub ungelesen gelöscht.‘ Das zeigt, wie dramatisch Menschen unter E-Mails leiden.“

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