Schnell, effektiv und bürgerfreundlich - so stellt man sich die Arbeit einer Stadtverwaltung vor. Und genau so sieht Neusalza-Sprembergs Bürgermeister Matthias Lehmann (CDU) sein Rathaus in der Zukunft. Nicht, dass man bisher nicht zügig und freundlich arbeiten würde in den Neusalza-Spremberger Amtsstuben. Aber es geht noch besser, findet Lehmann. Und vor allem unkomplizierter. Er möchte ein papierloses Rathaus. Das heißt: Alle Daten und Unterlagen, die man im Rathaus so benötigt, sind künftig digital erfasst und können per Knopfdruck am Computer gefunden werden. Rechnungen, die ein- oder ausgehen, werden elektronisch erfasst und bearbeitet, statt sie abzulegen, zu erfassen, in die entsprechende Abteilung zu bringen und zu überweisen. Papiere müssen nicht mehr im Rathaus von einem Kollegen zu einem anderen gebracht werden. Ein Mitarbeiter muss nicht mehr einen halben Tag im Archiv verschwinden, um Unterlagen zu suchen. Stattdessen kann man über eine Suchfunktion am PC einfach einen Suchbegriff eingeben und das gewünschte Dokument so schnell finden. Das setzt natürlich voraus, dass zuvor alles digital erfasst wurde, sagt der Bürgermeister. Und bis das vollständig erledigt ist, wird es wohl noch ein paar Jahre dauern. Aber auch Unterlagen für die Stadtratssitzungen könnten von den Ratsmitgliedern digital eingesehen werden. Das spart seitenlange Ausdrucke auf Papier.

Ähnliche Erfahrungen hat man bereits bei der Landkreisverwaltung in Görlitz gemacht. Dort hielt die sogenannte E-Akte bereits 2012 Einzug. In allen Abteilungen hat sich das aber bislang noch nicht durchgesetzt, inzwischen arbeiten etwa 700 der rund 1.500 Beschäftigten im Landratsamt papierlos, sagt Landkreissprecherin Julia Bjar auf Nachfrage der SZ. Ziel sei es, dass bis Ende 2022 dann 80 Prozent der Verwaltung mit der E-Akte arbeitet. Ein großer Vorteil sei, dass Akten und Unterlagen nicht mehr innerhalb des Landratsamtes, das ja auch verschiedene Standorte hat, hin und her geschickt werden müssen. Kollegen können jederzeit und ortsunabhängig auf Akten und Informationen zugreifen. Das spart viel Zeit, es kann schneller und effektiver gearbeitet werden. Außerdem könne damit auch etwas für die Umwelt getan und eine Menge Papier gespart werden, nennt man beim Landratsamt ein weiteres Argument für den elektronischen Bürobetrieb. Das spare auch Lagerkapazitäten in den Archiven. 

Alle diese Vorteile sieht Matthias Lehmann auch für die Verwaltung im Kleinen, also im Rathaus. Teilweise wird das Verfahren in der Neusalza-Spremberger Stadtverwaltung auch schon angewendet, sagt Lehmann. Die Stadt hat bereits spezielle Scanner angeschafft für etwa 20.000 Euro. Weitere Kosten werden auf die Stadt zukommen, denn zusätzliche Hard- und Software muss beschafft, die Servertechnik aufgerüstet, die Mitarbeiter geschult werden. Letzteres ist dem Bürgermeister ganz wichtig. "Das wird natürlich ein Einschnitt, auch für die Mitarbeiter", ist er sich bewusst. 

Für die Einwohner sieht der Bürgermeister vor allem den Pluspunkt, dass die Behördengänge vereinfacht werden - oder ganz wegfallen. Formulare könnten im Internet bereitgestellt und dort auch direkt ausgefüllt und übermittelt werden. Es soll sogar möglich sein, Unterschriften zu leisten, die original übertragen werden können. So könnte man zum Beispiel selbst einen Personalausweis bestellen, ohne aufs Amt zu gehen. Zudem sollen Mitarbeiter künftig bei Fragen von Einwohnern schneller aussagefähig sein, wenn die Akten digitalisiert sind und nicht lange nach einem Vorgang gesucht werden muss. "Das ist bürgerfreundlicher", findet Lehmann.  

Trotz der digitalen Möglichkeiten soll die Rathaustür aber auch in Zukunft für die Bürger offen bleiben. Der persönliche Kontakt zu den Mitarbeitern sei natürlich weiterhin möglich und auch erwünscht, betont Lehmann. "Das Rathaus bleibt und auch die Mitarbeiter als Ansprechpartner", sagt er ganz klar. Er wolle aber denen, die gern die neue Technik nutzen wollen, den Gang ins Rathaus ersparen. "Beide Wege sollen in Zukunft möglich sein." Allerdings sagt Lehmann, der selbst im Arbeitskreis Digital mitarbeitet, den der Sächsische Städte- und Gemeindetag ins Leben gerufen hat: Bis das reibungslos funktioniert, müssten auch auf Landesebene noch viele Voraussetzungen geschaffen werden. Vor allem, damit die Kommunikation zwischen den Ämtern auch klappt. Denn, wenn nicht alle bei der Digital-Offensive mitmachen, kann das papierlose Amt nicht konsequent funktionieren. 

Mehr lokale Themen:

Löbau

Zittau