Das statistische Bundesamt bringt es ans Licht: 145.861 Unternehmen aller Größenordnungen gab es anno 2019 im Freistaat Sachsen. So unterschiedlich diese zwischen Mini-Kiosk und der VNG AG auch sein mögen, so sehr gibt es doch eine Gemeinsamkeit: Alles, was länger dauert, als es zwingend dauern müsste, kostet Geld. Einzeln vielleicht nicht viel, aber hier eine Minute, dort zehn, ein unnötiger Gang hier, eine sinnlose Rückfrage dort können sich mit der Zeit zu ziemlichen Beträgen auswachsen.

Und es gibt noch eine Gemeinsamkeit: In sämtlichen Unternehmen Sachsens lassen sich ähnliche Kniffe anwenden, um die Anzahl dieser unnötig aufgewendeten Minuten und somit Euros zu verringern.

1. Checklisten erstellen

Routine ist ein zweischneidiges Schwert. Sie kann sowohl dafür sorgen, dass wir etwas mit höchster Effizienz erledigen, kann aber auch dazu führen, dass Dinge aus falscher Gewohnheit zu zeitaufwendig erledigt werden oder gerade wegen einer hohen Routine vergessen werden.

Selbst Piloten mit zehntausenden Flugstunden unter den Rangabzeichen heben nicht ab, ohne jedes Mal umfassende Checklisten durchzuarbeiten. Auch in anderen Branchen können solche Listen sowohl Neulingen helfen wie sie Routiniers absichern. Zudem lassen sie sich mit nur wenig Arbeitsaufwand für praktisch jede Handlung erstellen.

Tipp: Die Listen laminieren und Kreidestifte zum Abhaken nutzen. Diese können wieder leicht abgewaschen werden.

2. Beschriften und farblich codieren

Egal ob es die Aktenordner in der Buchhaltungsabteilung sind, die Schubladen in einem Werkzeugwagen oder das Lager in einem Schuhgeschäft: Überall, wo es von etwas viele verschiedene Dinge gibt, die sich aber nicht auf einen Blick unterscheiden lassen, ist es zeitersparend, nachzuhelfen.

Dabei sollte immer der leichtverständlichste Weg gewählt werden. Das bedeutet

• Schrift,
• Farben,
• gegebenenfalls Piktogramme.

Allerdings sollte sich dies nicht auf handschriftliche Fähigkeiten stützen. Hier sind Etiketten aufgrund ihrer Vielfalt und freien Gestaltbarkeit die deutlich bessere Wahl und können zudem so gestaltet werden, dass sich allein schon durch Form und Größe Rückschlüsse auf den Inhalt ziehen lassen. Und für kleinere Beschriftungen sollte auch ein Beschriftungsgerät in keinem Unternehmen fehlen.

3. Häufig Benutztes dorthin, wo es benutzt wird

Ordnung fördert grundsätzlich eine erhebliche Zeitersparnis, weil jeder jederzeit weiß, wo sich etwas befindet und nicht danach suchen muss. Wenn dies jedoch dazu führt, dass beispielsweise ein Schlüssel immer bei der Büroassistenz geholt werden muss, oder sich ein Aktenordner ständig im Regal befinden muss, dann verkehrt sich die Ordnung schnell ins Gegenteil.

Solche häufig benutzten Dinge sollten sich immer zumindest in Griffreichweite derjenigen befinden, die sie tatsächlich brauchen – und sofern dies mehrere Personen sind, sollte der betreffende Gegenstand mitunter auch schlicht mehrfach vorhanden sein.

4. Meldeketten etablieren und einhalten

Die schlimmste Form von Zeitverschwendung ist, wenn etwas doppelt erledigt wird. Das Risiko ist dafür umso größer, je geringer in einem Unternehmen eine Kommunikationskultur ausgeprägt ist und wenn es unklare Zuständigkeiten gibt.

Um dies zu vermeiden, sollte das getan werden, was bei Feuerwehren, Bundeswehr und in beinahe jedem Krankenhaus zwischen Plauen und Görlitz praktiziert wird: Meldung machen. „Ich mache jetzt dies und das“ / „ich habe dies und das jetzt erledigt“. Wird eine derartige Meldekultur mit einer Nachfragekultur kombiniert, ist es praktisch ausgeschlossen, dass etwas doppelt gemacht wird – oder es auch nur Konfusion darüber gibt, wer gerade was macht.

Tipp: Dies kann auch in digitaler Form geschehen, wenn beispielsweise bestimmte Aufgaben als „in Bearbeitung durch…“ markiert werden können.

5. Feste Zeitfenster für nebensächliche Aufgaben einrichten

Die E-Mail ist das vielleicht beste Beispiel für einen kolossalen Zeitfresser. Bei manchen trudelt sie mehrfach pro Stunde ein. Allerdings: Solange es nicht die Hauptaufgabe ist, andauernd E-Mails zu lesen und zu beantworten, dann sorgen diese Eingänge jedes Mal aufs Neue dafür, dass die eigentliche Arbeit unterbrochen werden muss.

Der Rest ist pure Psychologie: Wenn man sich immer wieder kurzfristig auf andere Dinge konzentrieren muss, wird für jedes einzelne Element mehr Zeit benötigt. Tatsächlich weiß die moderne Neurowissenschaft nicht nur, dass Multitasking tatsächlich nicht funktioniert, sondern dass es häufig eine psychische Überbelastung darstellt.

Die Maßgabe lautet deshalb: Alles zu seiner Zeit. Und wenn pro Arbeitstag nur zwei, drei Fenster genutzt werden, um E-Mails zu lesen und zu beantworten, wird auch nichts auf die „lange Bank“ geschoben, sondern nur mit mehr Konzentration und somit besser bearbeitet.

Tipp: Auch hierbei können Checklisten enorm helfen, indem sie es über den Tag verteilt ermöglichen, Wichtiges von weniger Wichtigem abzutrennen. Nicht jeder hat die Disziplin, dies selbst zu entscheiden.

6. Sinnlose räumliche Trennungen beseitigen

Ein Kioskbesitzer verkauft täglich über hundert kleine Getränkeflaschen. Deren Kühlschrank steht jedoch nicht neben seiner Theke, sondern er muss dazu jedes Mal nach hinten ins Lager. Wer die Unsinnigkeit einer solchen Anordnung versteht, fragt sich vielleicht auch, warum es bei zahllosen anderen Arbeiten akzeptiert ist, teilweise fast schon zum guten Ton gehört, derartige Trennungen vorzunehmen.

Das kann ein Modegeschäft sein, das im vornehm-leeren Verkaufsraum nur Ausstellungsstücke zeigt und alles andere im Lager hat. Es können aber auch zwei Büromitarbeiter sein, deren Arbeit viele Schnittmengen hat, vielleicht aufeinander aufbaut, die jedoch dennoch in weit entfernten Büros untergebracht sind und somit für alles, was sich nicht via Telefon und/oder Webcam klären lässt, unnötige Minuten mit Gehen vergeuden müssen. Solche Trennungen sollten rigoros beseitigt werden.

7. Einheitliche Zeiten einführen

Es gibt nur wenige Berufe, in denen alle Mitarbeiter nur für sich existieren. Meist gibt es immer wieder irgendwelche Verflechtungen, muss nachgefragt, abgesprochen oder Rücksprache gehalten werden.

Wenn jedoch beispielsweise bei einer Schlüsselfigur immer wieder und zu nicht vorhersagbaren Zeiten die Bürotür geschlossen ist oder es „wilde“ Pausen gibt, dann gerät dieses System ins Stocken.

Der Idealzustand wäre es, wenn beispielsweise alle gleichzeitig Pause machen. Wo das nicht machbar ist, sollte

1. grundsätzlich gemeldet werden, wann jemand Pause macht und zurückkehrt;

2. immer für diese Zeit eine alternative Ansprechmöglichkeit vorhanden sein.

8. Jeden Gang ausnutzen

Zeitersparnis im beruflichen Umfeld ist deckungsgleich mit Effizienzmaximierung – das heißt, in einem beliebigen Zeitraum so viele sinnvolle Dinge wie möglich machen, ohne dass deren Effektivität leidet.

Abermals sind hier nicht zuletzt weite Wege in vielen Unternehmen das Problem. Wenn der Mensch normal geht, bewegt er sich mit etwa einem Meter pro Sekunde. Der Rest lässt sich in jedem Unternehmen aus- und somit auch zu Minuten und Stunden hochrechnen.

Ähnlich wie bei der Logistik sollte hier gelten, möglichst keinen Weg „leer“ zu gehen, wobei leer hier nicht nur mit Akten und sonstigen zu tragenden Utensilien übersetzt werden sollte, sondern mit sinnvollen Tätigkeiten. Auf dem Weg zur Pause einen Kollegen etwas fragen, beim Herauskommen aus dem Meeting rasch die Toilette aufsuchen.

Tipp: Dies gilt natürlich nur für Wege, die sowieso im weiteren Verlauf des Tages absolviert werden müssen. Andernfalls verkehrt sich der Nutzen dieses Prinzips ins Gegenteil.

9. Meetings nur, wenn sie wirklich nötig sind

Es ist eine Zahl, die Verfechter des Brainstormings, der Präsentationen und sonstiger Meetings aufhorchen lassen sollte: Gerade einmal ein Drittel aller Meetings wird von den Teilnehmern als sinnvoll und/oder notwendig erachtet. Das bedeutet im Umkehrschluss: Zwei Drittel aller Meetings sind unumwunden vergeudete Zeit. Schon mehrfach bestätigten Untersuchungen und Umfragen dies, unlängst auch unter anderem für Deutschland.

Das heißt nicht, dass Besprechungen abgeschafft werden sollten. Wohl sollte jedoch vor jeder davon die Frage im Raum stehen, ob es nicht besser ist, mehrere Themen zusammenzufassen und dafür weniger Meetings anzuberaumen. Außerdem sollte jeder Anwesende wirklich anwesend sein müssen – Amazon-Chef Jeff Bezos zeigte sich dabei immer sehr pragmatisch mit seiner „Zwei-Pizza-Regel“: Ein Meeting sollte maximal so viele Personen beinhalten, wie man mit zwei großen Pizzen satt bekommt.

Tipp: Jedes Meeting sollte nicht nur eine feste Start-, sondern auch Endzeit haben. Und es ist nicht die schlechteste Idee, dafür einen gut sichtbaren Wecker aufzustellen und zu Beginn zu starten.