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Laptop statt Papierberg

Die Zittauer Wohnbaugesellschaft hat die Wohnungsabnahme digitalisiert. Weitere Schritte sollen folgen.

Die Wohnungsübergabe erfolgt bei der Wohnbaugesellschaft Zittau digital.
Die Wohnungsübergabe erfolgt bei der Wohnbaugesellschaft Zittau digital. © Woba

Wer schon mal umgezogen ist, weiß wie viele Formulare bei der Abnahme der Wohnung ausgefüllt werden müssen. Dokumente für den Vermieter, für den Strom- und Wärmeversorger, ein mehrseitiges Protokoll, manchmal auch ein Statistik-Bogen. Bei der Zittauer Wohnbaugesellschaft (WBG) sind es bis zu zehn Seiten, erklärt Tom-Christoph Standke, Teamleiter für den Kundenbereich.

Der Papieraufwand fällt nun weg - bei der WBG werden die Wohnungsabnahmen nach erfolgreicher Testphase jetzt digital durchgeführt. Die Kundenbetreuer sind mit Tablets ausgestattet. Mithilfe der mobilen Endgeräte werden bei den Wohnungsabnahmen Zählerstände erfasst sowie etwaige Mängel oder Schäden fotografiert und dokumentiert. Dabei können so viele Fotos gemacht werden wie es nötig ist.

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Auch die Abmeldung der Medienversorgung erfolgt auf diese Weise digital und unmittelbar vor Ort. Gleichzeitig ist während der Abnahme auch eine Aktualisierung des technischen Bestandes im System möglich.

Weniger Bürokratie, weniger Papier

Damit wird nicht nur jede Menge Papier eingespart - was gut für die Umwelt ist -, für die Kundenbetreuer bedeutet es auch eine Zeitersparnis. Mussten die Dokumente vorher mindestens zehn Minuten vorbereitet werden, sind es jetzt nur noch ein paar wenige Klicks, erklärt Tom-Christoph Standke.

Auch für die Mieter bringe es Vorteile, so der 31-jährige WBG-Mitarbeiter. Sie können sich die digital erstellten Protokolle mit sämtlichen Fotos und Anlagen sofort per Mail zuschicken lassen. "Auf Wunsch können die Mieter alle Unterlagen natürlich auch in Papierform erhalten", weist Tom-Christoph Standke hin.

Derzeit wird die digitale Wohnungsabnahme im eigenen Bestand (rund 1.800 Wohneinheiten) durchgeführt. Auch in den fremdverwalteten Objekten - 88 Häuser in Zittau und Umgebung - soll sie künftig auf diese Weise erfolgen.

Die Idee zur digitalen Wohnungsabnahme wurde im Sommer 2019 geboren. Bei einem Unternehmen in Mittelsachsen wurden die WBG-Mitarbeiter darauf aufmerksam und führten im Anschluss mit ihrem eigenen Systemanbieter die ersten Gespräche, die nun in der Umstellung mündeten.

Digitalisierung noch nicht abgeschlossen

Mit der Umstellung auf die digitale Wohnungsabnahme sei ein großer Schritt in Richtung "papierloses Büro" gelungen, heißt es vonseiten der WBG. Die Digitalisierung im Unternehmen ist damit aber noch nicht abgeschlossen, die nächsten Schritte sind schon geplant. Bei der Abnahme oder Vor-Ort-Terminen soll auch bald via Tablet oder Smartphone in die Mieter- und Objektakten eingesehen werden können, kündigt Nadine Bauereiß, die unter anderem für Personalwesen und Marketing zuständig ist, an. Damit müssen dann auch die Mieterakten nicht mehr zu den Terminen mitgenommen werden.

Ab 2022 soll es zudem möglich sein, über ein mobiles Endgerät direkt auf das EDV-System zuzugreifen. Dadurch können Mieterwünsche oder Absprachen - beispielsweise Zahlungsvorgänge verwalten oder die Personenzahl verändern - direkt vor Ort in die Tat umgesetzt werden, ohne den Weg zurück ins Büro antreten zu müssen.

Ziel für das nächste Jahr ist es auch, die erstellten Schadensmeldungen für Reparaturaufträge unmittelbar und digital an die jeweiligen Handwerker zu übermitteln.

Gern würde die WBG die Wohnungsübergabe an neue Mieter ebenfalls in digitaler Form durchführen. Dabei gebe es allerdings noch rechtlichen Klärungsbedarf - so zum Beispiel, ob eine digitale Unterschrift gültig ist oder nicht. "Das ist noch eine Grauzone", erklärt Tom-Christoph Standke. Er hofft aber, dass die WBG in spätestens drei Jahren so weit ist, dass auch die Wohnungsübernahme digital erfolgen kann.

Während der Abnahme ist eine Aktualisierung des Technisches Bestandes im System möglich.
Während der Abnahme ist eine Aktualisierung des Technisches Bestandes im System möglich. © Woba
Die mobile Wohnungsabnahme ist ein weiterer Schritt der Wohnbaugesellschaft Zittau in Richtung Digitalisierung
Die mobile Wohnungsabnahme ist ein weiterer Schritt der Wohnbaugesellschaft Zittau in Richtung Digitalisierung © Woba
Eine digitale Wohnungsabnahme ist auch eine Erleichterung für die Umwelt, da weniger Papier verwendet wird.
Eine digitale Wohnungsabnahme ist auch eine Erleichterung für die Umwelt, da weniger Papier verwendet wird. © Woba

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