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Weg mit dem Papier - Jobcenter stellen auf elektronische Akte um

Noch lagern mehr als zwei Millionen Blatt Papier in Sachsens Jobcentern. Die Aktenberge gehören bald der Vergangenheit an. Immer mehr Jobcenter setzen auf die elektronische Akte. Was bringt das?

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© Symbolfoto: dpa

Dresden. Immer mehr Jobcenter in Sachsen stellen auf papierlose Verwaltung um. „Es geht in die Zukunft“, sagte der Geschäftsführer des Jobcenters Dresden, Jens Pratzka. Alle eingehende Post wird künftig gescannt, gespeichert und in einer digitalen Akte angelegt. Damit soll nicht nur Papier und Platz, sondern auch Arbeitszeit gespart werden. Der Startschuss für die Umstellung ist der 3. April 2017. In diesem Jahr kommen zudem die Jobcenter in Chemnitz und Mittelsachsen, im Vogtland und der Sächsischen Schweiz-Osterzgebirge sowie der Stadt Leipzig hinzu.

Derzeit laufen etwa in Dresden die technischen Vorbereitungen, unter anderem bekommen viele der 650 Jobcenter-Mitarbeiter einen zweiten Monitor auf den Schreibtisch. „Damit kann man blättern wie früher in Papier, nur elektronisch.“ Neues Papier soll ab Frühjahr - bis auf wenige Ausnahmen wie Urkunden - nicht mehr anfallen. Bisher umfasst eine Akte, etwa für eine Bedarfsgemeinschaft mit zwei Kindern, rund 150 Seiten in zwei Jahren.

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Zudem sind laut Pratzka alle Unterlagen im Computer griffbereit, die Mitarbeiter sehen rasch, ob Unterlagen fehlen. „Wir können schneller Auskünfte erteilen.“ Das neue System spart zudem Platz: Pro Tag fallen rund fünf Meter Post in Papierform in Dresden an. Den Platz könne man stattdessen für zusätzliche Büros oder Beratungsräume verwenden, so Pratzka. Weil die Zeit für Aktenbearbeitung langfristig sinkt, soll die Beratung im Jobcenter ausgebaut werden. Auch Datenschutz spiele eine große Rolle bei der Umstellung. So habe jeder Mitarbeiter eine elektronische Signatur, die auch die Zugriffe regelt. „Jeder bekommt nur das zu Gesicht, was er bearbeiten muss.“

Neben Zwickau war das Jobcenter in Nordsachsen mit seinen vier Geschäftsstellen das erste im Land, das die E-Akte im September 2016 eingeführt hat. „Die technische Umstellung selbst hat gut geklappt, wenn auch einige Nachbesserungen notwendig waren“, sagte Geschäftsführerin Christine Westphal. Während sich für Arbeitslose, die sich im Jobcenter beraten lassen, nichts ändert, war die Umstellung für die rund 300 Mitarbeiter groß. „Je nachdem, wie gut man sich mit Technik anfreunden kann, dauert das schon mal länger.“

Die alten Papierakten werden allerdings nicht gescannt, sondern bleiben weiter bestehen. Es werde daher noch einige Zeit dauern, bis das Jobcenter komplett elektronisch arbeite, so Westphal. Bis dahin nehmen die Papierakten noch einige Kellerräume in Anspruch. Im Vorjahr endete auch im Zwickauer Jobcenter die Ära der Papierakte. Die etwa fünf Kilometer Akten gehörten damit der Vergangenheit an, hieß es. Zwar seien anfangs viele Mitarbeiter skeptisch gewesen. Heute falle das Fazit aber durchweg positiv aus: „Wir müssen nicht mehr auf Suche nach den Akten gehen, sondern klicken und haben sofort alles auf dem Schirm“, so Jobcenter-Chefin Michaela Ungethüm.

Laut Regionaldirektion Sachsen wird die E-Akte seit 2016 in allen 300 Jobcentern bundesweit schrittweise eingeführt. Das sei Europas bislang größtes E-Projekt, erklärte Sprecher Frank Vollgold. Ziel: Bis Mitte 2018 sollen alle elektronisch arbeiten. Die Umstellung „vom Papier zu Pixel“ sei die Vorbereitung für die digitale Zukunft - und Voraussetzung für weitere Online-Anwendungen.

So werde etwa daran gearbeitet, künftig per Smartphone den Bearbeitungsstatus des jeweiligen Antrages verfolgen zu können oder das Arbeitslosengeld per App zu beantragen. „Die Digitalisierung geht auch nicht an den Arbeitsagenturen und Jobcentern vorbei“, so der Chef der Landesarbeitsagentur, Klaus-Peter Hansen. Dafür werden in den sächsischen Jobcentern mehrere tausend Mitarbeiter geschult. Allein in Leipzig - dem größten Jobcenter im Freistaat - sind es rund 1000, in Dresden 540 Mitarbeiter.

Laut Landesarbeitsagentur lagern in Sachsen derzeit 210 Millionen Blatt Papier in Jobcentern. Täglich kommen rund 70 000 Blatt hinzu. Mit der E-Akte entfallen nicht nur die Kosten für Postwege, es wird auch an Lagerfläche gespart: In Sachsen würden bis 2020 rund fünf Millionen Euro für zusätzliche Mieten zur Aktenlagerung anfallen, schätzt die Behörde. (dpa)