Homeoffice-Pauschale oder Arbeitszimmer – was lohnt sich steuerlich mehr?
Ob am Küchentisch oder im eigens eingerichteten Büro: Wer im vergangenen Jahr zu Hause gearbeitet hat, kann über die Steuer Geld zurückerhalten – so vielversprechend die Theorie. In der Praxis allerdings stellt sich das kompliziert dar.
In Kürze:
- Worin liegt der Unterschied zwischen Homeoffice und Arbeitszimmer?
- Wann lässt sich ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen?
- Was ist, wenn ich nicht an allen Tagen das Arbeitszimmer genutzt habe?
- Welche Kosten können für das Arbeitszimmer abgesetzt werden?
- Wie verhält es sich mit Ausgaben für die Büroausstattung?
- Was, wenn man ohne Arbeitszimmer zu Hause gearbeitet hat?
- Was ist günstiger: Arbeitszimmer oder die Homeoffice-Pauschale?
- Muss man die Arbeitstage im Homeoffice nachweisen?
- Werden Geringverdiener auch entlastet?
Worin liegt der Unterschied zwischen Homeoffice und Arbeitszimmer?
Man könnte meinen, beide Begriffe sind Synonyme. Doch das ist falsch. Unter Homeoffice ist das Arbeiten von zu Hause aus zu verstehen – egal, ob am Schreibtisch, Küchentisch oder auf der Couch.
Als Arbeitszimmer gilt ein abgetrennter Raum in der Wohnung oder im Haus, der nur zum Arbeiten genutzt wird. „Wer über ein Arbeitszimmer verfügt, kann in der Steuererklärung entweder die Homeoffice-Pauschale oder die Kosten für das Arbeitszimmer ansetzen. Beides parallel geht nicht“, sagt Kay Friedrich, Steuerberater in Chemnitz.
Wann lässt sich ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen?
Ein Arbeitszimmer kann immer nur dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn dem Beschäftigen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. „Es wird davon ausgegangen, dass dies auch der Fall war, als während der Pandemie eine Homeoffice-Pflicht bestand“, sagt Friedrich.
Wer sich ein Zimmer eingerichtet hat und profitieren möchte, muss aber strenge Auflagen erfüllen. „Es muss sich um einen separaten Raum handeln, der ausschließlich für die berufliche Tätigkeit genutzt wird. Beispielsweise sollten ein Heimtrainer, ein Bügelbrett oder eine Schlafcouch nicht drin stehen“, sagt Friedrich.
Die private Mitnutzung darf nicht mehr als zehn Prozent ausmachen. Eine Büroecke im Wohnzimmer ist ebenfalls nicht absetzbar. „Als Nachweise kann das Finanzamt Fotos und den Grundriss der Wohnung anfordern“, sagt Friedrich. Denn es muss auch noch genügend privater Wohnraum übrig bleiben.
Was ist, wenn ich nicht an allen Tagen das Arbeitszimmer genutzt habe?
Wird das Büro nicht ständig, sondern nur hin und wieder genutzt, können maximal 1.250 Euro pro Jahr als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Dies ist keine Pauschale, sondern ein Höchstbetrag. Einzutragen sind die Ausgaben in der Anlage N, Zeile 44. Gut zu wissen: Nutzen beide Eheleute das Arbeitszimmer, können sie beide den Betrag ausschöpfen.
Etwas anderes ist es, wenn jemand ausschließlich in seinem Arbeitszimmer seinem Beruf nachgeht. Hier geht man von mindestens drei Arbeitstagen pro Woche aus. Dann darf man Aufwendungen dafür in unbegrenzter Höhe geltend machen. Das gilt ausnahmsweise auch für den Zeitraum zwischen dem 1. März 2020 und dem 31. Dezember 2021 – wenn jemand auf Anweisung seines Arbeitgebers ins Homeoffice wechseln musste oder sich aus persönlichen Gründen dafür entschieden hatte.
Welche Kosten können für das Arbeitszimmer abgesetzt werden?
Das Wichtigste sind die Bewirtschaftungskosten. Sie müssen mit Belegen nachgewiesen werden. Dazu gehören jeweils anteilig die Kaltmiete plus Nebenkosten, Strom, Wasser, Hausratversicherung und Müllabfuhr. Um den Anteil zu errechnen, wird die Fläche des Arbeitszimmers durch die Fläche der Wohnung geteilt und dann mit 100 multipliziert.
- Beispiel: Die Wohnfläche ist 80 Quadratmeter, das Arbeitszimmer 15 Quadratmeter, die Warmmiete beträgt 600 Euro. Der Anteil des Arbeitszimmers an den Mietkosten beträgt 15/80x100, also 18,75 Prozent. Abgesetzt werden können für das Arbeitszimmer also monatlich Mietkosten von 112,50 Euro (18,75 Prozent von 600 Euro).
Wer für berufliche Belange den eigenen Festnetz-, Handy- und Internetanschluss nutzt, kann davon ebenfalls einen Teil der Ausgaben absetzen. „Und zwar pauschal 20 Prozent der Monatsrechnung, maximal 20 Euro pro Monat“, sagt Knut Michel, Steuerberater aus Dresden und Vizepräsident von Sachsens Steuerberaterkammer. Vorausgesetzt, der Arbeitgeber erstattet die Kosten nicht steuerfrei. Wer einen höheren Betrag absetzen möchte, muss die entsprechenden Telefon- und Netzkosten anhand des Einzelverbindungsnachweises angeben.
Wie verhält es sich mit Ausgaben für die Büroausstattung?
Möbel oder Computerhardware, die ausschließlich beruflich genutzt werden, können die Steuerlast zusätzlich mindern. „Viele wissen nicht, dass Arbeitsmittel auch dann als Werbungskosten abgesetzt werden können, wenn das Finanzamt das Arbeitszimmer nicht anerkennt“, sagt Michel. Die Kosten für Schreibtisch, Bürostuhl, Tischlampe, Regal oder Computer zählen dabei in voller Höhe. Einzutragen sind die Posten in der Anlage N, Zeilen 42 und 43.
Hat ein Gegenstand weniger als 800 Euro netto gekostet, kann er direkt im Jahr der Anschaffung voll abgesetzt werden. „Teurere Arbeitsmittel müssen über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Das hängt von der üblichen Nutzungsdauer ab“, sagt Friedrich. Allerdings hat die Finanzverwaltung im Februar des vergangenen Jahres festgelegt: Digitale Wirtschaftsgüter wie Laptop oder Software unterliegen einem immer schnelleren Wandel. Daher könne man nunmehr bei Anschaffungen ab 1. Januar 2021 bei ihnen von einer gewöhnlichen Nutzungsdauer von einem Jahr ausgehen. „Das bedeutet, die Kosten für einen Laptop und Software können sofort in voller Höhe angesetzt werden, egal wie hoch sie waren “, sagt Friedrich.
Was, wenn man ohne Arbeitszimmer zu Hause gearbeitet hat?
Um Arbeitnehmer ohne Arbeitszimmer während der Pandemie zu entlasten, wurde die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Für jeden Tag Homeoffice gibt es eine Steuerpauschale von fünf Euro – allerdings nur für maximal 120 Tage. Insgesamt sind das also höchstens 600 Euro. Wer im vergangenen Jahr mehr als 120 Tage zu Hause gearbeitet hat, hat Pech gehabt.
Was ist günstiger: Arbeitszimmer oder die Homeoffice-Pauschale?
Das kommt darauf an. Wer sich ein Arbeitszimmer eingerichtet hat, fährt unter Umständen besser, wenn er die Kosten für das Arbeitszimmer statt der Homeoffice-Pauschale ansetzt. Erkennt das Finanzamt das Arbeitszimmer nicht an, bleibt immer noch, die Homeoffice-Pauschale zu wählen.
Wie wirkt sich die Homeoffice-Pauschale aus?
Die 600 Euro werden bei der Steuerberechnung vom Einkommen abgezogen. Das zu versteuernde Einkommen wird dadurch kleiner und die fälligen Steuern sinken. Ein Nachweis von Aufwendungen ist nicht nötig.
Allerdings: „Die 600 Euro verpuffen für alle Arbeitnehmer, deren Werbungskosten unter 1.000 Euro liegen“, erklärt Steuerberater Michel. Denn dieser Betrag wird Steuerzahlern ohnehin pauschal von den Einnahmen abgezogen, wenn sie keine höheren Kosten nachweisen. Wer also neben dem Homeoffice keine weiteren Werbungskosten geltend machen kann, hat von der Homeoffice-Pauschale nichts.
Welche Werbungskosten können denn zusätzlich abgesetzt werden?
Im Grunde ist die 1.000-Euro-Grenze nicht allzu schwer zu erreichen. Normalerweise reicht bei den meisten Beschäftigten schon die Pendlerpauschale dafür aus. Ist das nicht der Fall, können Beschäftigte separat Fachliteratur oder den Kaufpreis eines beruflich mitgenutzten Laptops absetzen.
Auch Aufwendungen für die Reinigung von typischer Berufskleidung gehören dazu. „Pauschal erkennt das Finanzamt 110 Euro pro Jahr an“, sagt Friedrich. Heimarbeiter können außerdem Telefon- und Internetkosten geltend machen – pauschal 20 Prozent der Kosten oder aber die tatsächlichen Aufwendungen anhand des Einzelverbindungsnachweises. Auch Ausgaben für Bewerbungen, Fortbildungen und 16 Euro pauschal für die Kontoführung lassen sich absetzen, ebenso wie beruflich veranlasste Umzugskosten sowie Gewerkschaftsbeiträge.
Was viele nicht wissen: „Laut Rechtsprechung können 50 Prozent der Beiträge zur privaten Unfallversicherung abgesetzt werden“, sagt Friedrich. „Außerdem auch der berufliche Anteil des Privatrechtsschutzes. Einen Nachweis sollte man bei seinem Versicherer erfragen.“
Muss man die Arbeitstage im Homeoffice nachweisen?
Unbedingt. „Im Zweifel müssen Beschäftigte belegen können, an welchen Tagen sie ausschließlich von zu Hause gearbeitet haben“, sagt Michel. Im Idealfall stellt der Arbeitgeber eine Bescheinigung aus. Das hilft besonders in den Fällen, in denen Beschäftigte mal im Büro und mal von zu Hause aus gearbeitet haben. Nachweisen lassen sich An- und Abwesenheiten im Büro auch anhand der Stempelkarte.
Wie sieht es mit den Fahrtkosten aus?
Wer nicht ausschließlich zu Hause gearbeitet hat und an einigen Tagen im Betrieb war, kann sie nach wie vor geltend machen. Die Angaben müssen aber schlüssig sein. „Geht man von 220 Arbeitstagen im Jahr aus und jemand arbeitete 100 davon im Homeoffice, dann kann er die Pendlerpauschale auch nur für 120 Tage ansetzen“, erklärt Steuerberater Michel.
Aber: Arbeitete jemand die Hälfte eines Tages zu Hause und die andere Hälfte im Büro, dann kann er für diesen Tag Fahrtkosten ansetzen – nicht aber die Homeoffice-Pauschale.
Pro Kilometer gibt es 30 Cent, ab dem 21. Kilometer sogar 35 Cent. Eingetragen wird die Pendlerpauschale in der Anlage N, in den Zeilen 31 bis 38. Wer öffentliche Verkehrsmittel für den Arbeitsweg nutzt, sollte die echten Kosten für das Monats- oder Jahresticket angeben. Das Finanzamt prüft in dem Fall automatisch, was günstiger für den Steuerpflichtigen ist.
Werden Geringverdiener auch entlastet?
Wer im Jahr 2021 beispielsweise weniger als 9.744 Euro verdient hat und damit keine Einkommensteuer zahlen musste, erhält keine Pendlerpauschale – dafür aber die sogenannte Mobilitätsprämie. „Ab dem 21. Kilometer der Arbeitsstrecke gibt es 4,9 Cent vom Finanzamt“, sagt Friedrich. Um die Mobilitätsprämie zu beantragen, muss auf dem Hauptvordruck im Mantelbogen ein Haken bei „Festsetzung der Mobilitätsprämie“ gesetzt werden. Weitere Details folgen in der Anlage Mobilitätsprämie.
Wer Hilfe von einem Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein in Anspruch nimmt, kann seine Frist sogar bis zum 31. August 2023 verlängern.
Wer eine Steuererklärung für 2021 verpflichtend abgeben muss, hat dafür bis zum 31. Oktober 2022 Zeit. Der ursprüngliche Termin Ende Juli wurde laut Beschluss des Bundestages nach hinten verschoben.
Wer die Papierform wählt, kann sich die Formulare bei seinem Finanzamt abholen oder findet sie auch online bei der Bundesfinanzverwaltung: www.formulare-bfinv.de
Fragen zur Steuererklärung werden auch am Infotelefon der Finanzverwaltung unter 0351/79997888 beantwortet (Mo–Do 8 bis 17 Uhr, Freitag 8 bis 12 Uhr).