Nebenkostenabrechnung richtig prüfen - diese Punkte sollten Sie jetzt beachten
Erste Vermieter in Sachsen verschicken ihre Briefe. Mietrechtsprofis erklären, wo sich die Fehlersuche lohnt - und wie man richtig und fristgerecht Widerspruch einlegt.
Die einen heften sie ab und überweisen die Nachzahlung, solange sie nicht exorbitant hoch ist. Die anderen vertiefen sich in Zahlenkolonnen und formulieren in Gedanken schon den Widerspruch. Betriebskostenabrechnungen sind ein alljährlich wiederkehrendes Übel. Für manche Dresdner beginnt die Saison für die ungeliebte Post jetzt schon: Dieser Tage verschicke die Vonovia, Vermieterin von über 45.000 Wohnungen in der Landeshauptstadt, ihre ersten Abrechnungen, so Florian Bau, Sprecher des sächsischen Mieterbundes.
Der frühe Zeitpunkt hat mit der „krummen“ Abrechnungsperiode von Oktober 2021 bis September 2022 zu tun. Bei der Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft (LWB) und der Grundstücks- Gebäudewirtschafts-Gesellschaft (GGG) in Chemnitz, die einen anderen Turnus haben, gehen die Briefe ab Mai beziehungsweise ab August raus. Wegen gestiegener Energiekosten und der Inflation sind erhebliche Kostensteigerungen zu befürchten. Auf welche Details Mieter in ihrer Abrechnung besonders achten sollten, wie sich Berechnungsfehler zu ihren Gunsten auswirken können und welche Summen der sächsische Betriebskostenspiegel zuletzt auswies – eine Übersicht.
1. Öffentliche Lasten (Grundsteuer)
In der Betriebskostenverordnung heißt es: „Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer (...) durch (...) bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes (...) und des Grundstücks laufend entstehen.“ Die Betonung liegt auf „laufend“, einmalige Kosten fallen raus. Grundsteuer darf demnach auf die Mieter umgelegt werden, Grunderwerbsteuer nicht. Falsch sei auch, Grundsteuer und Straßenreinigung gemeinsam in einer Position umzulegen. „Das ist ein Formfehler“, sagt Florian Bau.
Ø-Kosten für Sachsen (2019): 0,13 Euro/m² Wohnfläche
2. Wasserversorgung
Auf den Mieter umgelegt werden können neben dem Kostenanteil für den Wasserverbrauch unter anderem noch Gebühren, Kosten einer Wasseruhr oder die Wartung von Wassermengenreglern. „Die Berechnung erfolgt pro Kopf oder nach Wohnfläche“, erläutert Annette Jäger vom Ratgeberportal Biallo. „In Neubauten sind jeweils eigene Wasserzähler pro Wohnung vorgeschrieben. Dies ermöglicht eine Abrechnung nach Verbrauch.“
Abrechenbar sind laut Stiftung Warentest Entwässerungsgebühren oder die Kosten einer Entwässerungsanlage.
4. Heizung
Umlagefähig sind laut Jäger die Kosten für den Betrieb „aller Arten von Heizungsanlagen inklusive Aufwendungen für Überwachung und Pflege“. Heizkostenabrechnungen werden in aller Regel von Messdienstfirmen wie Techem, Ista, Minol, Brunata und Kalorimeta erstellt, die die Erfassungssysteme an den Heizkörpern einmal im Jahr ablesen. Wie die Energiekosten auf die Wohneinheiten im Haus umgelegt werden, bestimmt der im Mietvertrag festgelegte Verteilerschlüssel. „Die Abrechnung nach Quadratmetern darf dabei nur maximal 50 Prozent der Gesamtheizkosten ausmachen“, so Lorenz Bücklein von der Verbraucherzentrale Sachsen. „Verbrauchskosten können entsprechend mit 50 bis 70 Prozent zu Buche schlagen.“
Die Verbraucherzentrale weist zudem auf neue Informationspflichten hin: Seit Januar 2022 müssen Vermieter jeden Monat Abrechnungs- oder Verbrauchsdaten zu Wohneinheiten bereitstellen, in denen bereits fernablesbare Messgeräte installiert sind. Bisher existiere keine eindeutige Rechtsprechung dazu, ob diese Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen oder nicht, so Bücklein. „Wir sind der Meinung, dass es sich um Verwaltungskosten handelt. Und die muss der Vermieter tragen.“
Unter diesem Posten darf der Vermieter Betriebskosten für die zentrale Warmwassererzeugung sowie die Wartung und Reinigung von Warmwassergeräten in Rechnung stellen. Für die Verteilung der Verbrauchskosten auf die Mieterschaft gelten die gleichen Quoten wie bei der Heizung. Auch die Legionellenprüfung ist eine typische Kostenposition des Warmwassers und darf umgelegt werden – wenn sie regelmäßig, etwa alle drei Jahre, stattfindet.
6. Verbundene Versorgung
Speist eine zentrale Anlage sowohl Heizung als auch Warmwasserbereitung, sind die Brennstoffkosten dafür umlagefähig. „Sie müssen aber rechnerisch getrennt werden“, so Stiftung Warentest. Florian Bau weist darauf hin, dass es mittlerweile zwingend einen Wärmemengenzähler im Haus brauche. „Der erfasst, wie viel Energie benötigt wurde, um für alle Wasser warm zu machen.“ Nutzt ein Vermieter eine alte Schätzformel, um Kosten für Warmwasser und Heizung zu splitten, dürfen Mieter ihre Heiz- und Warmwasserkosten um 15 Prozent kürzen. „Sehe ich bei der Prüfung der Unterlagen eine Formel, wo aus Kubikmetern, also einem Volumen, irgendwelche Kilowattstunden errechnet werden, ist das in der Regel falsch“, so Bau.
7. Aufzug
Darüber schimpfen Mieter oft, aber vergeblich: Laut Bundesgerichtshof (BGH) zählt allein die Nutzungsmöglichkeit. Ob es sinnvoll ist, den Fahrstuhl zu nutzen, wenn man im Parterre wohnt, spielt keine Rolle.
Ø-Kosten: 0,16 Euro/m² Wohnfläche
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Straßenreinigung und Winterdienst sind ebenso umlagefähig wie Müllentsorgung und regelmäßiges Abfahren von Sperrmüll. Letzteres ärgere Mieter oft und zu Recht, sagt Florian Bau. Helfen könnten er und seine Beraterkollegen aber in der Regel nicht. „Nicht umlagefähig ist eine gelegentliche Sperrmüllbeseitigung nur dann, wenn der Verursacher klar ist. Aber das ist er eigentlich nie.“ Belegeinsicht sei aber ratsam, wenn der Vermieter Kosten für die reguläre Müllabfuhr und sonstige Entsorgungskosten nicht separat aufschlüsselt. Das könne ein Indiz für eine einmalige Sperrmüllaktion sein, deren Kosten den Mietern untergeschoben werden sollen.
Ø-Kosten: 0.01 Euro/m² bzw. 0,12 Euro/m² Wohnfläche
9. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
Bei diesem Punkt streiten sich Vermieter und Mieter weniger um die Umlagefähigkeit von Aufwendungen, die durch den Einsatz der Reinigungsfirma entstehen, als vielmehr um die Qualität der geleisteten Arbeit. „Beschwerden über mangelnde Sauberkeit führen selten dazu, Betriebskosten kürzen zu können“, sagt Florian Bau. Vermieter argumentierten, sie müssten den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten. „Vor Gericht müsste also der Mieter die Unwirtschaftlichkeit beweisen.“
Ø-Kosten: 0,15 Euro/m² Wohnfläche
10. Gartenpflege
Bei diesem Punkt geht es um Sach- und Personalkosten für die stetige Pflege eines Gartens und/oder Spielplatzes. „Übernimmt der Hauswart die Pflege, sind die Ausgaben entsprechend zu kürzen“, erklärt Stiftung Warentest. Über Baumfällungen wird seit Jahrzehnten gestritten. Inzwischen hat der BGH entschieden, dass die Kosten der Fällung umlegbar sind, wenn die Gartenanlage in Gänze regelmäßig gepflegt wird.
Auch den Strom fürs Treppenhauslicht, für die Beleuchtung von Gemeinschaftsräumen und auf dem Außengelände müssen die Mieter zahlen. Wie immer gilt auch hier: Reparaturkosten? Vermietersache!
Ø-Kosten: 0,05 Euro/m² Wohnfläche
12. Schornsteinreinigung
Generell seien Aufwendungen für den Schornsteinfeger umlagefähig, sagt Chris Möller vom Portal mineko.de, eines auf die Prüfung von Betriebskostenabrechnungen spezialisierten Start-ups. Der Posten teilt sich demnach in die Gebühren fürs Kehren und die der regelmäßigen Emissionsmessung. Auch hier gilt: Mieter sollten checken, ob die Kosten womöglich schon im Posten „Heizung“ veranschlagt sind.
Ø-Kosten: 0,02 Euro/m² Wohnfläche
13. Versicherungen
Kosten für eine Wohngebäude- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung darf ein Vermieter auf seine Mieter abwälzen. Das Problem daran aus Sicht der Mieterlobby: Die Prämien sind teilweise um das Dreifache gestiegen. Er wisse von einem Verfahren vorm Amtsgericht Dresden, bei dem es um Versicherungskosten der Vonovia gehe, sagt Bau. „Da waren es 2020/21 pro Wohnung knapp 250 Euro, egal ob die 30 oder 130 Quadratmeter groß war.“ Eine juristische Intervention sei in diesem Punkt aber oft nicht sehr erfolgversprechend.
Ø-Kosten: 0,20 Euro/m² Wohnfläche
14. Hausmeister
Ein Dauerbrenner-Thema für die Mietervereine. Führt der Hausmeister Reparaturen und Verwaltungstätigkeiten aus? Falls ja, sind die Kosten dafür nicht umlegbar, weil es keine Betriebskosten sind. Wer es genau wissen will, müsse den Hausmeistervertrag oder das Leistungsverzeichnis lesen, sagt Florian Bau. „Prüfen Sie, ob der Mann auch Lampen austauscht, Ansprechpartner für Mieter bei Mängeln ist, bei Wohnungsübergaben mitmacht oder eine 24-Stunden-Notrufhotline besetzen muss.“
Ø-Kosten: 0,34 Euro/m² oder 0,13 Euro/m² Wohnfläche (wenn Kosten für Gebäudereinigung bzw. Gartenpflege oder Winterdienst separat abgerechnet werden)
15. Kabelanschluss
Gibt es in einem Mehrfamilienhaus einen gemeinsamen Kabelanschluss, dürfen Vermieter Gebühren dafür, Kosten für Betriebsstrom und die Wartung der Verteileranlage ihren Mietern aufbürden. Allerdings nur noch bis 30. Juni 2024, danach ist damit Schluss. Nach der Abschaffung dieses „Nebenkostenprivilegs“ können Betroffene auf eine andere Versorgung – etwa per Antenne – umsteigen, ohne doppelt für ihren TV-Empfang zahlen zu müssen. An die Stelle der Kabelgebühren trete aber etwas Ähnliches: ein auf die Mieter umlegbares Glasfaseranschluss-Entgelt. „Das wird aber nicht mehr so teuer“, sagt Florian Bau.
Ø-Kosten: 0,12 Euro/m² Wohnfläche
16. Wäsche
Laut Stiftung Warentest dürfen Kosten für Strom, Wartung und Reinigung des gemeinsamen Waschkellers umgelegt werden – Wasserkosten nur, soweit sie nicht schon unter Punkt zwei („Wasserversorgung“) verbucht wurden.
„Diesen Posten greifen wir am häufigsten an“, sagt Mietrechtsspezialist Bau. Schon im Mietvertrag müsse der Vermieter Punkt für Punkt aufführen, welche Kosten der Hausbewirtschaftung er – auch künftig – als „Sonstige Kosten“ umlegen will. Eine lapidare Formulierung wie „Der Mieter zahlt die sonstigen Betriebskosten“ genüge nicht, sagt der BGH. „Das führt zu irrsinnigen Verträgen mit Auflistungen konkreter Posten über zwei, drei Seiten“, sagt Bau. Typische umlagefähige sonstige Kosten betreffen zum Beispiel die Wartung von Rauchmeldern und Feuerlöschern oder die regelmäßige Dachrinnenreinigung.
Ø-Kosten: 0,03 Euro/m² Wohnfläche
Weitere Prüfpunkte - eine Checkliste
Datum: Aufs Datum schaue er zuerst, wenn er eine Betriebskostenabrechnung prüfe, sagt Florian Bau vom Mieterbund Sachsen. „Ist sie vielleicht verfristet?“ Verfristet heißt, es hat länger als zwölf Monate gedauert, das Schreiben zuzustellen. Geht es um die Abrechnungsperiode bis zum 31.12. 2021, muss die Post bis zum 31.12.2022 beim Mieter sein. Ist sie es nicht, ist die Nachzahlung nicht mehr durchsetzbar.
Pflichtangaben: Die formalen Anforderungen an den Inhalt einer Abrechnung beschreibt Bau so: „Es müssen die Kosten für die einzelnen Betriebskostenarten ersichtlich sein, außerdem die Gesamtkosten und der sogenannte Umlageschlüssel für den Kostenanteil des Mieters.“ Pflicht sei auch, die Höhe der Vorauszahlungen aufzuführen. „Wobei das keinen Formfehler mehr darstellt, wenn die nicht genannt sind.“
Umlageschlüssel: Im Bürgerlichen Gesetzbuch steht: „Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten (...) nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen.“ Der Gesetzgeber habe hier eine relativ einfache, klare Vorgabe gemacht, sagt Florian Bau. „Mieter müssen also im Zweifelsfall den Umstand ertragen, dass andere Mieter mehr Müll in die Tonne tun oder öfter das Flurlicht anlassen.“ Denn Betriebskosten müssten nicht nur gerecht, sondern auch möglichst einfach verteilt werden. Anders ist es bei Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer Verursachung abhängen. Hier muss nach einem Maßstab verteilt werden, der dem Verbrauch oder der Verursachung Rechnung trägt.
Abrechnungszeitraum: Werden Betriebskosten für die Zeit von Januar bis Dezember abgerechnet, ist jemand aber erst im März eingezogen, muss diese Mietpartei auch nur zehn Monate bezahlen. Wichtig in diesem Kontext: Wenn Mieter unterjährig aus- und einziehen, werden sogenannte Nutzerwechselgebühren fällig. Das hat damit zu tun, dass Ablesedienstleistern zusätzliche Kosten entstehen. Die Wechselgebühren summierten sich in so einem Fall auf 30 bis 50 Euro, dürften aber nicht auf Mieter umgelegt werden, sagt Florian Bau. „Das sagt jedenfalls das Landgericht Leipzig, welches zuständig ist, wenn Verbraucherorganisationen Allgemeine Geschäftsbedingungen von Unternehmen prüfen lassen.“
Vorauszahlung: Hat der Vermieter alle Vorauszahlungen in voller Höhe berücksichtigt? Oder ist da ein Fehlbetrag? Womöglich will er sich Geld zurückholen, das ihm im Laufe des Abrechnungsjahres durch eine aus seiner Sicht unberechtigte Abschlagsminderung durch den Mieter vorenthalten wurde. Hier gelte es genau hinzusehen, sagt der Anwalt. „Denn es geht ums eigene Geld, das man schon gezahlt hat.“
Durchschnittspreise: Bislang sei bei den Betriebskostenabrechnungen in Summe ein Niveau von 2,30 Euro bis 2,50 Euro pro Quadratmeter Wohnfläche normal gewesen, sagt Bau. „Das wird sich mit den neuen Daten ändern. Wie stark, ist schwer zu sagen, weil ja die Regelungen zur Gaspreisbremse unterschiedlich greifen.“ Fakt ist: Die Preisbremse federt die steigenden Kosten nur teilweise ab. Bei der Vonovia bleibe die Entlastungswirkung zunächst komplett aus, warnt der40-Jährige. „Denn es geht in der jetzt anstehenden Abrechnung um den Zeitraum von Oktober 2021 bis September 2022. Also haben weder die Einmalzahlung im Dezember 2022 noch die Deckelung für 2023 irgend eine Wirkung.“ Seine Prognose: „Die betroffenen Mieter werden es also besonders schwer haben.“ (are)
Belege anfordern, Widerspruch einlegen - so geht's
Frist für Nachzahlung: Dafür bleiben keine 12 Monate, die Nachzahlung wird eher fällig. Hier kursiert ein Missverständnis – dass Mieter dafür grundsätzlich 30 Tage Zeit hätten. Richtig ist: Es bleiben 30 Tage, wenn der Vermieter keine Frist setzt. Setzt er sie angemessen, also zum Beispiel zwei Wochen, ist binnen 14 Tagen zu zahlen.
Belege: Wer Belege anfordert, hat ein Zurückbehaltungsrecht. Einfach 30 Tage warten ist aber gefährlich. Womöglich kommt nach drei Wochen Anwaltspost.
Widerspruch pro forma: bringt nichts. Dieser Schritt schiebt weder die Fälligkeit auf, noch verlängert er die Widerspruchsfrist. Der Widerspruch muss den Fehler konkret benennen. Meist können Mieter den Fehler aus der Betriebskostenabrechnung heraus nicht erkennen. Sie müssen erst Belege einsehen. Die Einsicht muss der Vermieter in angemessener Zeit –also zwei, drei Wochen – gewähren.
Hilfe von Fachleuten: Dafür sind Mietervereine, Anwälte oder Portale wie yourxpert.de oder mineko.de prädestiniert. Mineko.de-Chef Möller erklärt, die Prüfung der Abrechnung sei gratis, wenn der Kunde eine Rechtsschutzversicherung mit dem Modul Immobilie/Mietrecht vorweisen könne. Ohne Police kostet die Prüfung einer Wohnung (bis 50 m²) 49 Euro, darüber 69 Euro (bis 100 m²).
